Dette bør stå i personalhåndboken om permisjon - 5 ting HR ofte glemmer

Gjør det enklere for både ansatte og ledere å forstå rettigheter og rutiner ved permisjon. Her er fem viktige elementer HR bør inkludere i personalhåndboken.

Permisjoner er en naturlig del av arbeidslivet, enten det handler om foreldrepermisjon, utdanning, sykdom i familien eller velferdspermisjoner. Likevel er det mange personalhåndbøker som bare dekker et minimumskrav, med vage henvisninger til lovverket.

Resultatet kan ofte bli misforståelser, dårlig informasjonsflyt og frustrasjon både for den ansatte og for HR. Ved å være tydelig, tilgjengelig og praktisk i hvordan permisjoner beskrives i personalhåndboken, kan du styrke tilliten hos dine ansatte, sikre likebehandling og gjøre hverdagen enklere for alle involverte.

1. Lag en oversikt over ulike typer permisjon

Mange kjenner bare til foreldrepermisjon og fravær på grunn av sykdom. Gi en tydelig oversikt over de vanligste permisjonsformene og hva de innebærer. 

For eksempel:
•    velferdspermisjon (f.eks. behandling, flytting, begravelse etc.)
•    utdanningspermisjon
•    militærtjeneste
•    pleie av sykt familiemedlem

Tips: Bruk tabeller eller ikoner for å visualisere.

Du vil kanskje også ha nytte av å lese "Alt du trenger å vite om sykefravær".

En vanlig frustrasjon er usikkerhet rundt hvem som skal varsles i forbindelse med permisjon og hvordan prosessen foregår. 

Oppgi følgende:

• aktuell kontaktperson i HR eller leder
• hvilke dokumentasjonskrav som gjelder
• frister for å søke permisjon

Tips: Lenke til søknadsskjema eller digital løsning.

Forklar dette på en enkel måte:
•    Hvilke permisjoner gir rett til lønn?
•    Hvordan påvirker permisjonen pensjonsopptjening og ansiennitet?
•    Hva skjer med feriedager og bonusordninger?

Tips: Skill mellom hva som er lovpålagt og hva som er virksomhetens praksis.

Lag et lite "løp" som beskriver:
•    forventninger før permisjonen (avklaringer, overlevering)
•    eventuell kontakt underveis (valgfritt eller obligatorisk)
•    tilrettelegging ved tilbakekomst hvis aktuelt (f.eks. reboarding, oppfølging)

Tips: Gjør det tydelig at permisjon ikke betyr "ute av systemet".

Altfor mange personalhåndbøker er skrevet i et byråkratisk språk, eller ligger bortgjemt i PDF-format. 

Sørg for:
•    klart språk (unngå juridiske formuleringer)
•    eksempler og Q&A-format
•    tilgjengelighet i intranett eller HR-system

Tips: Bruk et "du-perspektiv" og skriv som om du hjelper en kollega.
 

En god personalhåndbok er ikke bare et formelt dokument, det er et viktig verktøy for tillit, trivsel og tydelighet. Ved å gjøre kapittelet om permisjoner forståelig, oppdatert og relevant, gir du både ledere og ansatte en bedre opplevelse, og sikrer færre misforståelser.