Stort lønnsløft med automatisering for GK
– Det føltes som et himmelrike å komme over til SD Worx sammenlignet med løsningene vi tidligere brukte, sier Irene Haugen, lønnsansvarlig i GK i Norge.
Lesetid: 3 minutter
17. September 2026
– Det føltes som et himmelrike å komme over til SD Worx sammenlignet med løsningene vi tidligere brukte, sier Irene Haugen, lønnsansvarlig i GK i Norge.
GK er en ledende teknisk entreprenør og servicepartner innen blant annet elektro, rør, ventilasjon, kulde, byggautomasjon og administrative funksjoner.
I GK håndteres lønn månedlig og utlegg/reiseregninger hver uke for rundt 2000 ansatte for selskapets norske virksomhet. Om lag en tredjedel av disse er timelønnede fagarbeidere med komplekse tariff- og ansiennitetsregler. Derfor er presisjon, oversikt og effektive arbeidsprosesser avgjørende for lønnsavdelingen.
Med SD Worx har lønnsteamet fått bedre kontroll og de har mindre behov for manuelle lister og feilkontroller.
– Automatiseringen er det store løftet for oss. Arbeidsdagen er enklere, sier Irene Haugen, lønnsansvarlig i GK Norge.
Utfordringen
Kompleks lønn krever fleksible løsninger
GK har mange medarbeidergrupper, tariffområder og lønnsmodeller. Lønnsgrunnlaget varierer fra måned til måned. Timer, fravær, tillegg og ansiennitet skal håndteres korrekt, ofte på tvers av fag og ulike forsystemer. Det stiller krav til lønnssystemet og prosessene rundt det.
– Vi har to store tariffområder og ulike fag som skal lønnes på forskjellige måter. Lærlinger har forskjellige opprykk basert på faget. Lønn øker for eksempel hvert halvår, og når lærlingene når en viss alder, mens fagarbeidere har ansiennitetstillegg basert på fagbrev og ansettelsestid. Det er mange avhengigheter å holde styr på, sier Haugen.
Da GK skulle modernisere lønnssystemene, var det viktig å finne en løsning som kunne håndtere kompleksiteten og redusere manuelt arbeid. SD Worx ble foretrukket etter en grundig evaluering.
– SD Worx har gode muligheter for å legge regulativer inn i systemet og følge opp satser og endringer automatisk. Det gjør at vi slipper å sitte med så mye manuelt arbeid som tidligere, sier Haugen.
Løsningen
Fra manuelle rutiner til automatiserte kontroller
Før overgangen brukte GK flere eldre lønnsløsninger. Prosessene var preget av manuelle kontroller, Excel-ark og rutiner som var avhengige av enkeltpersoner.
I dag jobber lønnsavdelingen kontinuerlig i SD Worx mellom hver lønnskjøring. Informasjon fra time- og fraværssystemer overføres til SD Worx Lønn, mens automatiserte kontroller hjelper teamet avdekke feil og mangler før lønnen skal utbetales.
– Vi har bygd opp kjøreplanene rundt kontrolldefinisjoner. Feil og mangler blir presentert for oss i systemet, vi trenger ikke å lete etter dem selv. Det er en stor fordel, sier Haugen.
Fordi lønnsberegninger kjøres hver natt kan lønnsteamet oppdage og behandle avvik fortløpende, i stedet for å måtte håndtere flest mulig saker i sluttfasen av lønnskjøringen.
– Vi gikk fra å gjøre lønnsberegninger i den siste uken, til å gjøre det hver natt. Da fanger vi opp ting som manglende skattekort og andre avvik i god tid, sier Haugen.
Resultatene
Færre feil, større trygghet
Automatiseringen har gitt en mer forutsigbar arbeidsmåte.
– Vi slipper å ha rutiner for å lete etter feil i skjemaer og Excel-ark. Nå får vi feilene presentert på skjermen og kan løse dem underveis, sier Harald Andre Pedersen, lønningsansvarlig i GK.
Det gir bedre flyt og økt trygghet i lønnsarbeidet.
– Når flere jobber i Excel-ark og har ulike rutiner for hvordan de leter etter feil, kan kompetanseforskjeller og menneskelige feil spille inn. Nå sjekker systemet det samme hver gang. Det går raskere og vi opplever større trygghet, sier Pedersen.
Bedre samarbeid og mer tilgjengelig data
GK bruker SD Worx som en sentral kilde for rapportering og dataflyt. Rapportering kan settes opp automatisk i kjøreplanene, og data hentes blant annet inn i virksomhetens HRM-system og datavarehus.
– Vi har satt opp automatiske rapporter i kjøreplanen som ligger klare når vi trenger dem. Det sparer oss for tid når vi slipper å hente ut alle rapportene manuelt, sier Haugen.
Samtidig jobber GK med å videreutvikle bruken av løsningen. Selskapet er nå i gang med å flytte flere prosesser over til SD Worx skybaserte lønnssystem, blant annet innen fravær. Målet er å automatisere og forenkle ytterligere.
– Vi jobber hele tiden med å se etter hva som kan gjøres enklere. Overgangen til nytt system på fravær er i seg selv et stort steg i retning av mer automatisering og effektivisering, sier Pedersen.
Samspill mellom lønn, HR og IT
GK har etablert en tydeligere modell for samspill mellom lønn, HR og IT. Det sikrer at lønnsfaglig kompetanse og teknisk kompetanse utvikles sammen, og at systemene videreutvikles i takt med virksomhetens behov.
– Vi har en fin samhandling mellom IT, HR og lønn. Vi får det beste fra lønnsfaget og det beste fra det tekniske, samtidig som vi tar ansvar for at folk får lønnen sin riktig og til rett tid, sier Vibeke Kjøl Malde, leder for HR-fellestjenester i GK.
GK har også inngått en supportavtale med SD Worx, med tilgang til rådgivere med detaljert kjennskap til virksomhetens komplekse lønnsoppsett.
– Det er viktig å ha god kontinuitet og konsulenter som kjenner oss. Vi har en kompleks hverdag der vi er nødt til å utvikle både prosessene og bruken av systemet videre. Derfor er jeg så glad for at vi har så dyktige og fremoverlente folk i vår HR- og lønnsavdeling, avslutter Malde.
Kunde: GK
Bransje: Teknisk entreprenør og servicepartner
Antall ansatte: 2274 ansatte i Norge og Sverige
Løsning: SD Worx lønn
Bruksområder: Lønnsberegning, tariff- og regulativhåndtering, automatiserte kontroller, rapportering og integrasjoner
Viktigste gevinster:
- Mer automatisert lønnsarbeid
- Bedre kontroll, presisjon og trygghet i lønnskjøringen
- Automatisert rapportering og dataflyt til andre systemer
- Et mer effektivt samarbeid mellom lønn, HR og IT
Ta kontakt med oss
Vil du forenkle HR og lønn eller få en personlig demo på våre løsninger?
