Alle ansatte hos Autronica fikk bedre kontroll på tid, lønn og ferie

Med rundt 550 ansatte og virksomhet i flere land, hadde selskapet behov for en enklere og mer oversiktlig måte å håndtere ferie, overtid og fravær på.  

Med smart programvare fra SD Worx er manuelle prosesser og et mylder av Excel-ark byttet ut med en felles, digital løsning for hele virksomheten.

– Vi har fått bedre oversikt og sparer tid. Informasjonen overføres automatisk til lønnssystemet, i stedet for at noen skal sitte med manuelle lister og følge opp ferie og overtid, sier Lise Steinsvik Moe, Operations Director i Autronica Fire and Security.

Fra e-post og Excel til én felles oversikt

Før var registreringen av ferie, overtid og fravær i stor grad basert på manuelle prosesser. Ansatte sendte inn forespørsler, og lønnsavdelingen eller lederne måtte registrere informasjonen og holde oversikt gjennom e-post, lister og regneark.

Det gjorde prosessen tidkrevende og sårbar. Ledere trengte egne oversikter for å planlegge bemanning og følge opp feriesaldo, mens lønnsavdelingen måtte sikre at alle henvendelser og registreringer var fanget opp.

– Alle hadde sine egne Excel-ark for å holde oversikt. Du måtte være sikker på at du hadde fått med alle e-postene og alle ferieønskene. Nå er det enklere, både for ledere og ansatte, og vi er trygge på at vi følger regelverket på tvers av land, sier Steinsvik Moe.

Ansatte bruker løsningen, blant annet for å registrere og følge opp ferie og overtid. De har selv tilgang til oppdatert informasjon om feriedager og overtid.

– Vi har ikke regnet på besparelsen i årsverk, men det er ikke tvil om at vi sparer tid i mange ledd. Vi slipper manuelt arbeid med lister og oppfølging, og får samtidig bedre oversikt og høyere kvalitet i prosessene, fremhever hun. 
 

Valgte en løsning som hang sammen med lønn

Autronica hadde brukt SD Worx sitt lønnssystem i mange år. Da selskapet skulle velge løsning for såkalt workforce management, måtte løsningen dekke de konkrete behovene og fungere godt opp mot lønnssystemet.

– SD Worx møtte kravene våre fullt ut. Det føltes trygt med en løsning som gjør det enklere å overføre data mellom systemene, sier Steinsvik Moe.

Når informasjonen overføres automatisk til lønnssystemet får selskapet et bedre grunnlag for riktig lønn og korrekte avsetninger.

– Presisjonen og kvaliteten på servicen vi gir ansatte, har økt betraktelig. Vi har også fått bedre kontroll på blant annet ferieavsetninger i regnskapet.

Etter opplæring og oppfølging i oppstartsfasen har ansatte, ledere og lønnsavdelingen fått bedre oversikt og mindre administrasjon.

– Løsningen er lett å forstå og enkel å bruke. Våre medarbeidere opplever at det er enkelt å sende inn forespørsler, få respons og se hvor mye ferie eller overtid de har. Det har vært lite støy rundt løsningen. Det tolker vi som at vi har truffet godt, sier hun.

Autronica er nå i gang med neste fase av prosjektet. Målet er å samle mer av tidsregistreringen i samme løsning, også for ansatte som skal føre tid på prosjekter eller på tvers av avdelinger.  
 

Trygge prosesser ga en god overgang

Implementeringen ble gjennomført strukturert og med god fremdrift preget av et ryddig prosjektløp, tydelige prosesser og kompetente konsulenter.

Kartleggingen av behov, testing og tett samarbeid la grunnlaget for en trygg overgang til den nye løsningen.

– Konsulentene til SD Worx er kunnskapsrike og profesjonelle, og prosessen var ryddig hele veien. De visste hva som skulle gjøres, når det skulle gjøres og hva vi måtte teste, sier Steinsvik Moe.

En tydelig og forutsigbar metode for innføringen ga trygghet.

– Vi opplevde god kontroll på både tidsbruk og ressurser. Konsulentene var tydelige på hva som var inkludert, hva som eventuelt krevde ekstra tid, og sørget for tett oppfølging gjennom kartlegging, testing og opplæring. Vi har fått det vi trengte, og det vi bestilte. Implementeringen og bruken av løsningen har vært positiv, avslutter hun. 
 

Kunde: Autronica Fire and Security 
Bransje: Brann- og gassdeteksjon 
Antall ansatte: Omtrent 550 
Løsning: SD Worx Workforce Management og SD Worx lønn 
Bruksområder: Ferie, fravær, overtid og videre utvikling av tidsregistrering
 

Viktigste gevinster:

- Mindre bruk av e-post, manuelle lister og Excel.

- Bedre oversikt for ansatte, ledere og lønnsavdeling.

- Automatisert overføring av informasjon til lønn.

- Bedre presisjon og kvalitet i ferie- og lønnsrelaterte prosesser.

- Strukturert implementering og tett samarbeid med konsulenter.