Regler for egenmelding og utbetaling av sykepenger for arbeidsgiver

Som arbeidsgiver har du ansvar for å følge opp sykmeldte ansatte og håndtere sykefravær i tråd med regelverket. Når en ansatt blir syk, kan vedkommende i mange tilfeller bruke egenmelding i stedet for sykmelding de første dagene av fraværet. 

Her får du en oversikt over reglene for egenmelding, arbeidsgiverperioden og når du har plikt til å betale sykepenger. 

 

Hva er egenmelding? 

Egenmelding betyr at en arbeidstaker selv melder fra om sykefravær uten å legge frem sykmelding fra lege. 

For at en ansatt skal kunne bruke egenmelding, må vedkommende som hovedregel ha vært ansatt hos deg i minst to måneder. 

Hvor lenge egenmelding kan brukes, avhenger av om virksomheten er en ordinær bedrift eller en IA-bedrift. 

 

Hvor mange dager kan ansatte bruke egenmelding? 

Hvis virksomheten ikke er en IA-bedrift 

Ansatte kan bruke egenmelding: 

• i opptil 3 kalenderdager per fraværstilfelle 
• opptil 4 ganger i løpet av en 12-månedersperiode 

Hvis virksomheten er en IA-bedrift 

Ansatte kan bruke egenmelding: 

• i opptil 8 kalenderdager per fraværstilfelle 
• opptil 24 ganger i løpet av en 12-månedersperiode 

En IA-bedrift er en virksomhet som deltar i samarbeidet om et inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen). Målet er å forebygge sykefravær og redusere frafall fra arbeidslivet.

 

Teller helger som egenmeldingsdager? 

Ja. Egenmeldingsdager regnes som kalenderdager, noe som betyr at både lørdager og søndager teller med. 

Dersom en ansatt blir syk fredag og fortsatt er syk mandag, er mandag den fjerde kalenderdagen i fraværet. I en ordinær bedrift kan du derfor kreve sykmelding fra og med mandag. 

Du kan også gi ansatte rett til å bruke egenmelding utover de ordinære grensene. Etter drøfting med de tillitsvalgte kan virksomheten utvide ordningen til maksimalt 16 kalenderdager. 

Digitale HR-verktøy kan hjelpe deg med å ta vare på helsen til dine ansatte.

 

Når må retten til egenmelding opptjenes på nytt? 

Hvis arbeidsforholdet har vært avbrutt i mer enn to uker, må retten til å bruke egenmelding som hovedregel opptjenes på nytt. 

Det finnes likevel unntak. Ved permisjoner eller fravær som skyldes blant annet permittering, foreldrepermisjon, omsorgspermisjon, sykt barn, pleie av nærstående eller militærtjeneste, kan egenmelding brukes etter fire ukers arbeid etter at den ansatte er tilbake. 

 

Hva er arbeidsgiverperioden? 

Når en ansatt blir syk, har du som arbeidsgiver ansvar for å betale sykepenger i arbeidsgiverperioden. 

Arbeidsgiverperioden varer fra første sykedag til og med dag 16. 

Hvis arbeidstakeren blir syk på nytt før det har gått 16 kalenderdager siden forrige sykefravær, fortsetter den samme arbeidsgiverperioden. 

Har det derimot gått mer enn 16 kalenderdager siden den ansatte var tilbake i arbeid, starter en ny arbeidsgiverperiode ved nytt sykefravær. 

Nyttig lesning: Alt du trenger å vite om sykefravær.

 

Hvem betaler sykepenger etter dag 16? 

Når arbeidsgiverperioden er over, overtar NAV normalt ansvaret for sykepengene. 

Før NAV kan utbetale sykepenger, må du sende inn inntektsopplysninger for den ansatte. 

Hvis virksomheten forskutterer sykepenger eller betaler full lønn under sykdom, kan du kreve refusjon fra NAV innenfor gjeldende regler. 

Merk at NAV ikke refunderer lønnsutbetalinger som overstiger seks ganger folketrygdens grunnbeløp (6 G). 

 

Hva gjelder for nyansatte? 

Som arbeidsgiver har du normalt ikke sykepengeansvar når arbeidsforholdet har vart i mindre enn fire uker. 

Dersom den ansatte har opptjent rett til sykepenger hos en tidligere arbeidsgiver, kan NAV utbetale sykepenger fra første dag dersom sykefraværet dokumenteres med sykmelding. 

 

Kan en ansatt miste retten til å bruke egenmelding? 

Som arbeidsgiver kan du frata en ansatt retten til å bruke egenmelding dersom: 

• vedkommende har hatt minst fire egenmeldte fravær uten sykmelding i løpet av 12 måneder (24 i IA-bedrifter) 
• du har rimelig grunn til å tro at fraværet ikke skyldes sykdom 

Før du tar en slik beslutning, skal arbeidstakeren få mulighet til å uttale seg. 

Dersom retten til egenmelding blir tatt bort, må du foreta en ny vurdering etter seks måneder. 

 

Når kan du få refusjon av sykepenger i arbeidsgiverperioden? 

I enkelte situasjoner kan NAV dekke sykepenger også innenfor arbeidsgiverperioden, men du må forskuttere sykepengene, også for fravær innenfor de første 16 dagene: 

Dette kan blant annet gjelde: 

• ansatte med kronisk sykdom eller dokumentert risiko for høyt sykefravær 
• sykefravær knyttet til svangerskap 
• små virksomheter som har tegnet forsikring mot sykepengeansvaret 

I disse tilfellene må det sendes søknad til NAV. 

 

Kort oppsummert 

Som arbeidsgiver bør du ha kontroll på reglene for egenmelding, arbeidsgiverperioden og sykepenger. Ansatte kan som hovedregel bruke egenmelding etter to måneders ansettelse, men hvor lenge avhenger av om virksomheten er en IA-bedrift eller ikke. Du har ansvar for sykepenger de første 16 dagene av sykefraværet, før NAV normalt overtar ansvaret. 

Les også: Arbeidstaker, kan du reglene for bruk av egenmelding?