Fem fordeler med digital bemanningsplanlegging i produksjonsindustrien

Bemanningsplanlegging i produksjonsindustrien handler om mer enn å fylle vakter. Du må ha riktig antall medarbeidere på jobb, med riktig kompetanse, samtidig som du tar hensyn til fravær, skift, arbeidstidsbestemmelser og endringer i produksjonsbehovet. 

For virksomheter som fortsatt planlegger i Excel eller arbeider med manuelle arbeidsplaner, kan dette bli både tidkrevende og uoversiktlig. Svingninger i produksjonen, sykefravær og mangel på kvalifisert arbeidskraft gjør planleggingen enda mer krevende. 

En digital løsning for bemanningsplanlegging kan automatisere deler av arbeidet, gi bedre oversikt og gjøre det enklere å tilpasse bemanningen når behovene endrer seg. Her er fem fordeler for produksjonsbedrifter.

Mye av arbeidet med bemanningsplanlegging består av gjentakende oppgaver. Arbeidsplaner skal opprettes, vakter skal fordeles, fravær skal registreres, og endringer må kommuniseres til medarbeiderne. 

Med en løsning for bemanningsplanlegging og ressursstyring kan deler av planleggingsarbeidet automatiseres. Løsningen kan blant annet brukes til å opprette arbeidsplaner og fordele medarbeidere ut fra virksomhetens behov og rammer. 

Det gir planleggeren bedre oversikt og reduserer behovet for manuelle oppdateringer. Samtidig blir det mer tid til å håndtere avvik og andre oppgaver som krever menneskelige vurderinger. 

Fordelene er blant annet: 

• mindre manuelt arbeid 
• færre dobbeltbookinger og ubemannede skift 
• bedre oversikt over planlagte medarbeidere 
• raskere oppdatering av arbeidsplaner 

Moderne løsninger for bemanningsplanlegging og ressursstyring bør kunne automatisere planlegging, synliggjøre fravær og gi oversikt over mulige tildelinger av medarbeidere.

Les mer om enklere bemanningsplanlegging her.

I produksjonsindustrien kan bemanningsbehovet endre seg raskt. En medarbeider blir syk, en leveranse blir forsinket, eller produksjonen må økes på kort varsel. 

En digital bemanningsplan gjør det enklere å se hvilke medarbeidere som er tilgjengelige, og hvor det oppstår behov for endringer. Oppdatert informasjon om arbeidstid og fravær gir planleggeren et bedre grunnlag for å justere planen. 

Det kan for eksempel bety at du raskere kan: 

• finne tilgjengelige medarbeidere 
• avdekke vakter eller oppgaver som mangler bemanning 
• flytte ressurser mellom arbeidsområder 
• oppdatere planen ved fravær 
• dele endringene med de berørte medarbeiderne 

En løsning for bemanningsplanlegging bør være utviklet for å holde arbeidsplanen oppdatert også ved endringer på kort varsel. Fravær kan synliggjøres i planleggingen, og planleggeren kan få oversikt over hvor medarbeiderne kan settes inn. 

Les mer om oppgavestyring.

Bemanningsplanen må ta hensyn til både produksjonsbehovet og reglene som gjelder for arbeidstid. Det kan blant annet være bestemmelser om hviletid, nattarbeid og hvor mye den enkelte medarbeider kan arbeide. 

Når slike rammer bygges inn i planleggingsprosessen, blir det enklere å oppdage mulige avvik før arbeidsplanen tas i bruk. Det reduserer risikoen for at planleggeren ved en feil setter opp vakter som bryter med virksomhetens regler eller avtaler. 

En digital løsning erstatter likevel ikke virksomhetens ansvar for å kontrollere at arbeidsplanene er korrekte. Den fungerer som støtte for planleggeren og gjør relevante rammer mer synlige i planleggingsarbeidet. 

En god arbeidsplan skal ikke bare dekke virksomhetens behov. Den skal også gjøre det tydelig for medarbeiderne når og hvor de skal jobbe. 

Når arbeidsplanen er tilgjengelig digitalt, får medarbeiderne bedre oversikt over vakter og planlagt arbeidstid. Det kan skape større forutsigbarhet og redusere behovet for spørsmål, e-poster og manuelle avklaringer. 

Tydeligere planlegging kan blant annet bidra til: 

• bedre oversikt over egen arbeidstid 
• raskere informasjon om endringer 
• færre misforståelser rundt vakter 
• bedre planlegging av fritid og privatliv 

I produksjonsindustrien er det ikke alltid nok å ha riktig antall personer på jobb. Enkelte oppgaver kan kreve bestemte kvalifikasjoner, sertifikater eller erfaring med spesifikke maskiner og arbeidsområder. 

Ved å ta hensyn til medarbeidernes kompetanse i planleggingen blir det enklere å se hvem som kan utføre de ulike oppgavene. Det reduserer avhengigheten av at planleggeren kjenner alle kvalifikasjoner og begrensninger utenat. 

Kompetansebasert bemanningsplanlegging kan bidra til å: 

• sikre at kritiske oppgaver har kvalifisert bemanning 
• utnytte medarbeidernes kompetanse bedre 
• avdekke kompetansegap 
• redusere sårbarheten ved fravær 
• fordele medarbeidere mer presist mellom oppgaver og arbeidsområder 

Internt produktmateriell beskriver at arbeidsplanleggingen kan ta hensyn til blant annet ferdigheter, lovregler og medarbeidernes preferanser. 

Les også: Ressursstyring, bemanningsplanlegging og workforce management – hva er forskjellen?

God bemanningsplanlegging innebærer at virksomheten har riktig antall medarbeidere med riktig kompetanse tilgjengelig når produksjonen krever det. 

En god løsning bør gi planleggeren: 

• samlet oversikt over bemanning og fravær 
• mulighet til å justere arbeidsplanen ved endringer 
• støtte for relevante regler og rammer 
• oversikt over medarbeidernes kompetanse 
• en enkel måte å dele arbeidsplanen på 

Når informasjonen samles i én løsning, blir virksomheten mindre avhengig av separate regneark, manuelle lister og kunnskapen til enkeltpersoner.

Effektiv bemanningsplanlegging blir stadig viktigere i en produksjonsindustri preget av endringer, varierende kapasitetsbehov og knapphet på kvalifisert arbeidskraft. 

Med myProtime Planning kan virksomheten samle planlegging, tilgjengelighet og fraværsinformasjon i en mer oversiktlig prosess. Det gjør det enklere å planlegge bemanningen, håndtere endringer og utnytte tilgjengelig kompetanse. 

Hvis virksomheten fortsatt bruker Excel, papir eller flere separate systemer til bemanningsplanlegging, kan det være mye å hente på å samle arbeidet i én digital løsning. 

myProtime Planning hjelper virksomheten med å automatisere deler av planleggingsarbeidet, holde oversikt over bemanningen og oppdatere arbeidsplaner når behovene endrer seg. 

Vil du se hvordan løsningen kan brukes i din produksjonsvirksomhet? Ta kontakt med oss for en uforpliktende samtale eller demonstrasjon. 

Hva er digital bemanningsplanlegging? 

Digital bemanningsplanlegging innebærer å bruke et system til å planlegge medarbeidere, vakter, arbeidstid og arbeidsoppgaver. Løsningen gir planleggeren samlet oversikt og gjør det enklere å oppdatere arbeidsplanen ved fravær eller endrede behov. 

Hvorfor er bemanningsplanlegging viktig i produksjonsindustrien? 

Produksjonsbedrifter må sikre at riktig antall medarbeidere med nødvendig kompetanse er tilgjengelig til riktig tid. God bemanningsplanlegging kan redusere risikoen for både underbemanning, overbemanning og feil kompetanse på kritiske oppgaver. 

Kan en planleggingsløsning erstatte Excel? 

En digital planleggingsløsning kan samle informasjon som ellers ligger i regneark, e-poster og manuelle arbeidsplaner. Det gir bedre oversikt og gjør det enklere å håndtere endringer, fravær og tilgjengelighet. 

Kan bemanningsplanlegging automatiseres? 

Deler av planleggingsarbeidet kan automatiseres, for eksempel opprettelse av arbeidsplaner og fordeling av medarbeidere ut fra definerte regler og behov. Planleggeren må fortsatt vurdere avvik og kontrollere at den endelige planen er riktig.