Digitalisering i offentlig sektor handler ikke bare om teknologi.
Altfor ofte låser offentlige aktører seg til systemer som sementerer eksisterende arbeidsprosesser fremfor å utfordre dem.
Digitalisering i offentlig sektor handler ikke bare om teknologi. Det handler om hvordan vi tenker, planlegger og kjøper inn løsninger som skal støtte en smartere arbeidshverdag.
HR-systemer er et godt eksempel på dette. De er viktige for virksomhetene fordi de effektiviserer administrative prosesser, gir bedre beslutningsgrunnlag og støtter utviklingen både av ansatte og organisasjonen som helhet. Likevel ser vi altfor ofte at anskaffelser av HR-systemer låser fast nye løsninger i gamle prosesser i stedet for å åpne for nytenkning.
I en fersk undersøkelse SD Worx har utført blant 16.000 ansatte og 5625 HR-direktører i Europa. deriblant Norge - kommer det frem at offentlig sektor har et stort forbedringspotensial når det gjelder å modernisere HR- og lønnsprosessene sine.
Bare litt over halvparten av arbeidsgivere i offentlig sektor (57 prosent) vurderer HR-praksisene sine som vellykkede, mot hele 85 prosent i privat sektor. Også blant ansatte ser vi en forskjell: 56 prosent i offentlig sektor sier de er fornøyde med hvordan lønn håndteres, mot 60 prosent i privat sektor.
Riktignok sier hele 69 prosent av arbeidsgivere i offentlig sektor at de er fornøyde med dagens løsning for lønnshåndtering, men det er ikke enstydig med at løsningene er tilpasset fremtidens behov.
Tallene peker mot en gjennomgående utfordring: Offentlig sektor utnytter ikke handlingsrommet som finnes i innkjøpsloven. Mange kommuner og regioner fortsetter å støtte seg på de samme leverandørene, som de har brukt i flere tiår. Ofte utformes anbudsgrunnlag basert på hvordan de gamle systemet fungerer, i stedet for å ta utgangspunkt i hva organisasjonen faktisk trenger for fremtiden.
I praksis fører dette til at nye idéer, forretningsmodeller og teknologiske løsninger sjelden får en reell mulighet. «Slik har vi alltid gjort det», er ikke en strategi!
Når vi gjenskaper utdaterte prosesser i nye systemer, binder vi tid og penger som heller burde gått til tjenester som skaper mer verdi for innbyggerne. Det handler ikke bare om teknologi, men om hvordan vi bruker ressursene våre.
Samtidig viser flere kommuner at det nytter: De som bruker tid på å kartlegge behov, gå i dialog med leverandører og sette mål for hva nye systemer skal oppnå, lykkes også best med å fornye arbeidsprosessene og hente ut verdien av digitalisering. Dette er en type markedsdialog som er fullt mulig innenfor lovgivningen!» Dette er en type markedsdialog som er fullt mulig innenfor lovgivningen!»
Skal vi lykkes med digital transformasjon i offentlig sektor, må vi:
- Kjøpe for fremtiden, ikke kopier av det vi allerede har.
- Stille krav til ønsket resultat, fremfor å spesifisere detaljer basert på gamle prosesser og systemer.
- Åpne for dialog med et bredere marked, og unngå krav som i praksis utelukker innovative leverandører.
- Sette av nok tid, både til dialog med leverandører i forkant og til å evaluere nye løsninger opp mot dagens situasjon.
Dette gir handlingsrom, sikrer at brukernes behov faktisk blir løftet frem, og legger til rette for bedre måloppnåelse og gevinstrealisering i tråd med virksomhetens strategi.
Lovverket gir allerede rom for slike prosesser. Det som kreves, er ledelse med mot til å bruke det – og en tydelig forankring i endringsledelse og organisasjonsutvikling.
Offentlig sektor har et ansvar for å bruke fellesskapets midler klokt. Når vi vet at digitalisering kan frigjøre tid, sikre kvalitet og gi bedre tjenester til innbyggerne, har vi ikke råd til å bli stående igjen på perrongen. Frykten for å gjøre feil må ikke styre anskaffelsene – den største risikoen er at vi fortsetter som før.
Av Audhild Hval, ansvarlig for offentlig sektor i SD Worx Norge
