Nord Studentskipnad har fått mer kvalitet på lønna

Studentinord er studentsamskipnaden for 11 000 studenter ved Nord universitets studiesteder i Trøndelag og Nordland, og på Politihøgskolen i Bodø.  
 

Organisasjonen tilbyr velferdstjenester som studentboliger, kantiner og spisesteder, helse- og rådgivningstilbud, støtte til studentfrivillighet og sosiale aktiviteter, samt barnehagetilbud. 
 

Marianne Kristin Grenheim har ansvar for lønn, samtidig som hun også jobber med HR-relaterte oppgaver. 
 

– Lønn er en kritisk funksjon. Det er sårbart når én person har hovedansvaret, så det er viktig å ha system som gir kontroll og reduserer risikoen for feil, sier hun og legger til at HR-ansvarlig er i systemet og kan være back-up ved behov. 

Måtte velge nytt lønnssystem 

Studentinord brukte tidligere et system som leverandøren valgte å avvikle. Derfor måtte organisasjonen se etter en ny løsning. 
 

– Vi ble nok litt presset inn i et systembytte akkurat da. Samtidig hadde det nok bare vært et spørsmål om tid før vi måtte se på noe mer fremtidsrettet, sier Grenheim. 
 

I en grundig anskaffelsesprosess vurderte de flere alternativer.  
 

– Det var ikke noe vanskelig valg. SD Worx skilte seg ut med fokus på automatisering og forenkling. Det var et seriøst produkt med de beste funksjonene for oss, sier hun. 

Mindre manuelt arbeid i lønnskjøringen 

I dag kjører Studentinord lønn for rundt 130 ansatte. Omtrent 80 prosent av har fastlønn, resten har timelønn. 
 

Grenheim anslår at hun bruker rundt halvannen uke per måned på lønnsarbeidet. Det inkluderer selve lønnskjøringen, avstemming og tilhørende oppgaver.  
 

– Tidsbruken har gått ned. I det gamle systemet var det mer manuelt arbeid og vi måtte gjøre mer knyttet til etterbetaling og feriepenger, sier hun. 
 

Hun trekker frem kjøreplanen i SD Worx som en viktig del av endringen. 
 

– Systemet henter inn skattekort, genererer lønnsberegningen, håndterer etterbetaling, sender ut lønnsslipper og A-melding, og genererer rapportene vi skal ha. Det er veldig bra, sier Grenheim. 

 

Bedre kontroll og færre muligheter for feil 

Automatiseringen gir også bedre kontroll. 
 

– Når systemet gjør mer av prosessen, blir det mindre rom for menneskelige feil. Jeg har noen ganger stusset på noe systemet har gjort, og så har jeg gått inn og sjekket. Da har det vist seg at systemet har gjort det riktig, sier Grenheim. 
 

Hun opplever at rollen i lønnsarbeidet har endret seg. I stedet for å bruke mye tid på manuelle beregninger, handler mer av arbeidet om kontroll og kvalitetssikring. 
 

– Det blir mer en kontrollfunksjon. Det å kjøre lønn er favoritten, særlig når man får luket ut mer av det manuelle arbeidet, sier hun. 

 

Implementering levert som planlagt 

Studentinord gikk over til SD Worx i 2023. Arbeidet startet høsten før, og organisasjonen kom i gang som planlagt. 
 

– Vi kom oss over på det tidspunktet vi skulle. Implementeringen ble levert på tid og budsjett. 
 

Hun forteller at de fikk tett oppfølging i implementeringsfasen, blant annet gjennom konsulentbistand og jevnlige møter. 
 

– Vi følte at konsulenten var til stede og kunne kontaktes når det var behov. Det gjorde at vi ikke var redde for at dette ikke skulle gå bra, sier hun. 

 

Enklere rapportering 

Med SD Worx har Studentinord fått bedre muligheter til å hente ut rapporter. Grenheim trekker frem et eksempel der lederen hennes ønsket en rapport med bestemte lønnsarter og avdelinger. 
 

– Jeg tenkte at dette måtte være mulig å sette opp selv. Så gikk jeg inn, og det var enkelt å legge til det han ville ha i rapporten. Det var han fornøyd med, sier hun. 
 

Fordi selve lønnskjøringen tar mindre tid enn før, kan hun bruke mer tid på andre oppgaver. Tidligere jobbet hun mer med regnskap og økonomi. Nå er hun en del av HR-teamet og jobber mer med HR-relaterte oppgaver. 
 

Grenheim er tydelig på at supportmodellen til SD Worx er annerledes enn hun var vant til tidligere. I stedet for å ringe direkte, meldes saker inn digitalt. Hun verdsetter at supporten viser hvordan hun selv kan løse saken neste gang. 
 

– De er opptatt av at jeg skal lære det selv. De viser hvor jeg skal gå og hva jeg skal gjøre. Det synes jeg er en bra ting. 

 

Verdifullt nettverk med andre brukere 

Grenheim trekker frem SD Worx-konferansen som et nyttig møtepunkt. Der møter hun andre som jobber med lønn, både i andre studentsamskipnader og i andre virksomheter. 
 

– Konferansen har vært et høydepunkt i løpet av året. Når man jobber med lønn alene, er det nyttig å møte andre som jobber med det samme, sier hun. 
 

Hun bruker også nettverket utenom konferansen. 
 

– Vi får erfaringsutveksling, tips og triks, og kan bistå hverandre. Det har verdi, sier Grenheim. 
 

Hun har selv anbefalt løsningen til andre. 
 

– Jeg er veldig glad for avgjørelsen vi tok. Vi har fått et system som er fremtidsrettet, sier Grenheim.

 

Kunde: Nord studentsamskipnad, Studentinord 
Bransje: Studentsamskipnad og velferdstjenester 
Tjenester: Studentboliger, kantine, barnehage, rådgivning og helsetjenester 
Antall lønnsslipper: Rundt 130 per måned 
Løsning: SD Worx 
Bruker siden: 2023 
Effekt: Mindre manuelt arbeid, bedre kontroll i lønnskjøringen og mer tid til HR-relaterte oppgaver