Gjør lønnsmedarbeiderne til lønnscontrollere
Det finnes løsninger som vil gi HR-avdelinger mer tid til å prioritere det viktigste: Menneskelig kontakt med de ansatte.
– I dag jobber mange i kommunene veldig tungvint når det gjelder HR og lønn. Men vi ser en endringsvillighet i offentlig sektor til å effektivisere og automatisere prosesser slik at prosesser innen for eksempel lønn og HR blir tilpasset en mer moderne verden.
Det forteller Frode Hansen, som har har jobbet innenfor fagområdet i 30 år og de siste ti år som løsningsarkitekt. Han har i senere tid sett en enorm utvikling innen fagfeltet sitt. Det handler om hvordan man bruker teknologi til å lage gode løsninger for håndtering av HR og lønn.
– I kommunene sitter mange lønns- og HR-avdelinger og kjører rapporter, printer ut, åpner Excel-ark, genererer bankfiler og sender ut manuelt. Arbeidet med å kjøre lønn tar mye av lønnsmedarbeiders hverdag. Bak dette arbeidet finnes det en kjøreplan og en oppskrift, men likevel gjøres det manuelt. Det er helt unødvendig. Løsningsarkitekten legger til: Alt dette kan automatiseres – og bare forestill deg hva det frigjør av tid til andre oppgaver. Standardisering av prosessen vil øke kvaliteten på lønnsarbeidet.
– Alt dette kan automatiseres – og bare forestill deg hva det frigjør av tid til andre oppgaver. Standardisering av prosessen vil øke kvaliteten på lønnsarbeidet.
Les også: En gylden mulighet for dem som tør
Mye å hente på å automatisere fravær- og refusjonsarbeidet
For fravær- og refusjonsbehandling er det utviklet nye løsninger basert på de mulige skjemaene som er tilgjengeliggjort for integrasjon fra NAV. Systemet henter ned sykemelding, sender nærmeste leder skjema, henter søknad om sykepenger, genererer og laster opp inntektsmelding og henter ned trekkoppgjør.
Det forenkler saksbehandlingen betydelig og gir lønnsmedarbeideren en enkel oversikt da hvert fravær fremkommer som en fraværssak.
Les også: Et utmerket utgangspunkt for digitalisering for kommunene
Programvare skal ikke erstatte mennesket
Hansen er ikke redd for å snakke om automatisering, selv om mange synes det er avskrekkende. – «Automatisere» kan virke som et skummelt ord for mange, men det handler ikke om at datamaskiner skal erstatte folk. Det handler om å la datamaskiner gjøre de «dumme» oppgavene og gi menneskene mer tid til å gjøre det en datamaskin ikke er i stand til.
– «Automatisere» kan virke som et skummelt ord for mange, men det handler ikke om at datamaskiner skal erstatte folk. Det handler om å la datamaskiner gjøre de «dumme» oppgavene og gi menneskene mer tid til å gjøre det en datamaskin ikke er i stand til.
– I samarbeid med partner kan vi levere hele ERP-løsningen til kommunesektoren. Det er en stor fordel for kundene, slik at de kun trenger å forholde seg til én leverandør, forteller Hansen.
Med en moderne lønnsløsning tilpasset kommuner vil de aller fleste oppgavene gå av seg selv – uten behov for manuell håndtering.
– Med løsningen vår blir lønnsarbeiderens oppgaver fokusert mot å kontrollere systemets arbeidsliste. Denne kan melde om avvik og utslag, for eksempel anmerkninger på skattekort, en utleggstype som ikke finnes, refusjon som må følges opp, og så videre. Du kan også definere inn egne kontroller tilpasset kommunens prosess.
På den måten får lønnsarbeiderne konkrete varsler om hva de må se nærmere på, dersom systemet har oppdaget uregelmessigheter.
– Alt dette kan automatiseres – og bare forestill deg hva det frigjør av tid til andre oppgaver. Standardisering av prosessen vil øke kvaliteten på lønnsarbeidet.
– Du slipper kort og godt å sitte og lete etter feil, så det er en stor innsparing på ressursbruken. Det er grunnen til at vi er så glade i uttrykket «fra lønnsmedarbeider til lønnscontroller», avslutter Hansen.
