Personaladministrasjonen vil i årene fremover i større grad foregå digitalt, med brukervennlighet som et viktig mål, forteller produktsjefen i SD Worx (tidligere Aditro), Eric Matsgård.
– HR-systemet bør være en av dine favorittapper på mobilen. Den skal kunne brukes både hjemme på sofaen, på reise og på kontoret. Det bør være enkelt og brukervennlig å oppdatere og følge opp egne opplysninger.
I visjonen til Matsgård foregår alt HR-arbeidet papirfritt.
– Gjennom for eksempel LinkedIn eller finn.no kommer man inn i et digitalt rekrutteringssystem, hvor man fyller ut jobbsøknader og gjennomfører videointervjuer. Når man ansetter en person, laster den nye arbeidstakeren ned bedriftens egen app og signerer arbeidskontrakten. Innføringen i jobben gjennomføres ved hjelp av digitale kurs, og i appen finner man kontakter, huskelister, timerapporter og utviklingssamtaler. Lederne og de ansatte holder kontakten gjennom appen, og lønnsforhandlingene skjer også her.
Ifølge visjonen til Matsgård vil man i fremtiden få mer tid til å konsentrere seg om selve kjernen i personalstyringen – nemlig menneskene.
– Det er avgjørende å holde orden i HR-dataene, som brukes til å effektivisere og forenkle prosesser. Et digitalt HR-system reduserer for eksempel tiden man bruker til administrering og rapportering, og frigjør tid til viktigere ting som gir merverdi, for eksempel opplæring, utviklingssamtaler og rekruttering.
Kanskje vi nesten glemmer at det er HR-administrasjon vi jobber med i fremtiden fordi behandlingen og oppdateringen av opplysningene er så enkel og standardisert.
Den digitale personaladministrasjonen øker sikkerheten ved å sentralisere lagringen av ansattdata og øke transparensen. Ansatte og ledere har tilgang til dataene i sanntid.
– Kommunikasjonen blir mer sømløs, ettersom kontakten mellom personer og team, lederne og deres ansatte går raskere, forklarer Matsgård.
Ofte ser man på personaladmin og lønnsrutiner som bedriftens støttefunksjoner, og ofte tror man at det er tilstrekkelig at de nåværende systemene fungerer. Bruken av personaldata kommer imidlertid til å øke i fremtiden. Ved hjelp av proaktive analyser prøver man å forutse bedriftens fremtidige behov, som rekrutteringer og behov for vikarer. Bruken av innsamlede data er mer omfattende enn tidligere.
– Personaladministrasjonen er ikke bare HR-avdelingens sak. I fremtiden vil den også definere målene for hele selskapet i større grad, sier Matsgård.
Intervjuet er først publisert i Business Class-utgivelsen 05/2021.
HR involveres ofte sent i diskusjonene om selskapets digitale utvikling, hvorfor er det slik? Og hvorfor har ledere innen HR en lavere digital innsikt sammenlignet med andre ledelsesroller? Sjekk ut vår guide og få tips til hvordan HR bør forberede seg på en mer aktiv rolle i digitaliseringsarbeidet.
I denne guiden kan du lese om hvorfor offentlig sektor, og ikke minst norske kommuner, bør komme i gang med digitalisering. Med lønnsautomatisering i fokus byr vi på meninger, tips og gode råd fra fageksperter innen lønn, HR og teknologi.
Ny teknologi endrer måten vi jobber på og introduserer en virvelvind av muligheter og utfordringer. Selv om hver organisasjon er på sin egen unike digitale reise, har vi alle en ting til felles: Når det gjelder HR-teknologi, må vi finne en “perfekt match” for å møte behovene til både ansatte, ledere, selskapet og HR.
I våre innspilte demoer går vi gjennom modulene som utgjør SD Worx HR. Analytics - rapportering og analyse, Expense - reise og utlegg, Competence - kompetanseutvikling, Health - sykefraværsoppfølging, Perform - mål og medarbeidersamtaler, People - HR-masterdata, Salary Review - lønnsrevisjon, og Workforce Management - timeregistrering og personalplanlegging.