Regler for egenmelding og utbetaling av sykepenger for arbeidsgiver

Som arbeidsgiver har du ansvar for å følge opp sykmeldte ansatte og forebygge sykefravær. Når en arbeidstaker blir syk eller skadet kan vedkommende bruke egenmelding for å melde fra om fraværet til deg som arbeidsgiver. Her får du en oversikt over det du trenger å vite om egenmelding og utbetaling av sykepenger.

Dette må du som arbeidsgiver vite om egenmelding

Ansatte som har jobbet hos deg i minst to måneder kan levere egenmelding for de første dagene han eller hun er borte fra jobb på grunn av sykdom. Hvor mange dager er avhengig av om du jobber i en IA-bedrift eller ikke. Gjennom intensjonsavtalen om et inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen), arbeider regjeringen og partene i arbeidslivet for et mer inkluderende arbeidsliv til det beste for den enkelte arbeidstaker, arbeidsplass og samfunnet.

Hvis du jobber i en ordinær bedrift kan arbeidstaker bruke egenmelding:

• ved sykdom opptil 3 kalenderdager av gangen.
• opptil 4 ganger i løpet av en 12 måneders periode.

Hvis du jobber i en IA-bedrift kan arbeidstaker bruke egenmelding:

• ved sykdom for opptil 8 kalenderdager av gangen.
• opptil 24 ganger i løpet av en 12 måneders periode.

Egenmeldingsdager teller også med lørdag og søndag

Etter de første 3 eller 8 egenmeldingsdagene kan du kreve at ansatte leverer sykmelding. Hvis første fraværsdag er en fredag, og arbeidstaker fortsatt er syk på mandag, er mandag fjerde kalenderdag av sykefraværet, og du kan derfor kreve sykmelding fra og med mandag, (dersom du ikke jobber i en IA-bedrift). 

Du har, ifølge reglene, mulighet til å gi dine ansatte rett til å bruke egenmelding lenger enn 3 eller 8 kalenderdager, men maksimalt for 16 dager. Dette må i hvert tilfelle drøftes med de tillitsvalgte i bedriften. 

Les om våre digitale HR-verktøy hjelper deg med å ta vare på helsen til dine ansatte.

Opptjeningstid ved bruk av egenmelding

Ved avbrudd i arbeidsforholdet på mer enn to uker, må retten til å bruke egenmelding opptjenes på nytt. 

Egenmelding kan likevel benyttes når den ansatte har vært i arbeid i fire uker etter avbruddet, dersom avbruddet skyldes bedriftspermittering, svangerskapspermisjon, omsorgspermisjon, fødselspermisjon, foreldrepermisjon, sykt barn, eller permisjon for pleie av nærstående eller militærtjeneste.

Arbeidsgiver må utbetale sykepenger i arbeidsgiverperioden

Du som arbeidsgiver har plikt til å betale sykepenger den første perioden arbeidstakeren er syk. Dette kalles arbeidsgiverperioden og løper fra første sykedag og til og med dag 16. Hvis en arbeidstaker blir syk igjen og leverer ny egenmelding før det har gått 16 kalenderdager, løper samme arbeidsgiverperiode videre. 

Etter dag 16 tar NAV vanligvis over utbetalingen. Hvis det har gått mer enn 16 kalenderdager siden arbeidstakeren kom tilbake i jobb, har du plikt til å betale sykepenger for en ny arbeidsgiverperiode ved nytt fravær.

Hvis det er bestemt i arbeidsavtale eller tariffavtale at du som arbeidsgiver skal betale full lønn under sykdom, løper vanlige lønnsutbetalinger under sykefravær. Som arbeidsgiver kan du imidlertid kreve sykepengene refundert fra NAV. 

Merk deg at ikke får refusjon for utbetalinger som overstiger seks ganger folketrygdens grunnbeløp (6 G).

Som arbeidsgiver har du ikke sykepengeansvar når det er mindre enn fire uker siden arbeidsforholdet startet. Har den ansatte opptjent sykepenger hos en tidligere arbeidsgiver, vil NAV utbetale sykepenger fra dag 1, om den ansatte leverer sykmelding.

Les også: Arbeidstaker, kan du reglene for bruk av egenmelding?

Sende inntektsopplysninger til NAV

Før NAV kan ta over sykepengeansvaret og betale sykepenger til deg som arbeidsgiver eller direkte til den sykmeldte, må du sende inn et skjema med inntektsopplysninger til NAV.

Tap av retten til å bruke egenmelding

Som arbeidsgiver kan du frata en arbeidstaker retten til å få sykepenger ved bruk av egenmelding dersom han eller hun i løpet av tolv måneder har hatt minst fire eller 24 (for IA-bedrift) fravær uten dokumentasjon fra lege, eller du som arbeidsgiver har rimelig grunn til å anta at fraværet ikke skyldes sykdom. 

Før du fratar arbeidstakeren denne retten skal hen få mulighet til å uttale seg. Hvis du velger å frata arbeidsgiver retten til bruk av egenmelding skal du ta en ny vurdering av dette etter seks måneder.