HR- og lønnsavdelingen er ansvarlig for mye mer enn administrering av lønn, timer og reiseregninger. En god HR- og lønnsleverandør tar vare på din største ressurs, folka dine, og tilbyr viktige sanntidsdata for faktabaserte beslutninger.
I en undersøkelse gjort av SD Worx står lønn øverst på listen over 19 HR-prioriteringer i 9 av 11 land. Ifølge våre funn innser de fleste bedrifter at de må endre måten de jobber på i årene som kommer. Den aller høyeste prioriteten er å sikre en stabil, effektiv lønnsberegning og utbetaling. Intuitive digitale HR- og lønnsverktøy er avgjørende for å engasjere de ansatte og forbli konkurransedyktig og bærekraftig. En god HR- og lønnsleverandør sørger for dette, og mer til.
Umoderne systemer og teknisk gjeld holder tilbake mange organisasjonens digitale vekst. Dette kan resultere i negativt omdømme, beslutninger som tas på feil grunnag (eller gjetting) og menneskelige feil. Feil innen HR- og lønn kan være kostbare i form av dårlig PR, dårlig ansattopplevelse og i verste fall bøter!
Selv om din nåværende HR- og lønnsleverandør ser ut til å gjøre en god jobb, er den god nok? Er det den beste leverandøren til å optimalisere lønnstjenesten din for fremtiden? Er de forberedt på endringer og ulike måter å jobbe på?
Denne artikkelen utforsker hvorfor det er viktig å vurdere å bytte HR- og lønnsleverandør. Artikkelen ser på de fem beste funksjonene som en god, pålitelig lønnspartner tilbyr. Videre kan du og dine ansatte vurdere ditt nåværende lønnssystem, sammenlikne markedet og bytte for en lysere fremtid.
Les også: Bytte leverandør innen HR- og lønn? Tips for smidig bytte!
Å fortsette på samme måte som du alltid har gjort betyr at du kan gå glipp av muligheter til å sikre deg for fremtiden. Å gjennomgå den nåværende tjenesten din er enda mer nødvendig nå etter årene med pandemi. Det er fordi at siste årene har ført til store endringer i måten vi jobber. Det har dessuten økt behovet for automatisert, nøyaktig, databasert lønn.
Viktige HR- og lønnsutfordringer som organisasjoner står overfor i dag er skissert nedenfor:
Det blir mer komplisert å kjøre lønn internt, med lønnsteam som ofte jobber remote eller har permisjon. Pandemien vi opplevde har fremhevet behovet for å ta beslutninger basert på omstendigheter som endres daglig. Fra å planlegge arbeidsstyrken kostnadseffektivt til å administrere helse og sikkerhet, sa 74% av HR-lederne at pålitelige personopplysninger var nøkkelen til å muliggjøre strategiske beslutninger under pandemien.
En digital lønnsløsning er derfor ikke lenger bare fordelaktig – den er essensiell. Det er et stort behov for kontaktløse prosesser som selvbetjeningsplattformer, mobilapper og smart administrasjon av de ansatte, så vel som integrerte sanntidsdata.
Nåværende utfordringer for interne team når det kommer til lønn er å administrere den i tråd med en mer flytende arbeidsstyrke og regelendringer. Uten god nok kunnskap om stadig skiftende lovverk kan lønnsarbeidet bli utsatt for alvorlige feil.
Organisatorisk omstrukturering etter pandemien betyr at oppgaver som å lede og inspirere arbeidsstyrken, beholde og pleie talenter og utvikle ledere vil bli prioritert. HR- og lønn spiller en viktig rolle for å tilrettelegge for disse. Fra lønn, til prestasjonsrelatert lønn, til fordeler. Tilpasset lønn er etterspurt!
Historisk sett har arbeidsteknologi vært avansert sammenlignet med det som er tilgjengelig i folks personlige liv, men nå kan alle organisasjoner slite med å holde tritt med arbeidernes krav og forventninger.
Utdatert teknologi og eldre prosesser skaper de største utfordringene for interne HR- og lønnsteam. Å henge etter i den digitale transformasjonen er uheldig. Uten en skybasert lønnsprogramvare satser bedrifter på maskinvare som trenger kontinuerlig vedlikehold, oppgradering og sikkerhet. Utdatert teknologi utgjør også en risiko for dataintegritet og integrering. Spesielt yngre generasjoner har lav toleranse for treg tilkobling til digitale enheter og nettverk.
Arbeidstakere forventer intuitiv, responsiv, sanntidsteknologi gjennom hele deres karriere for å kunne utføre rollen sin. De beste organisasjonene vil imøtekomme deres forventninger og tilby gode digitale løsninger.
Les også: De skjulte kostnadene ved å ikke digitalisere HR.
Organisasjoner redefinerer budsjetter og bruk av penger i dagens samfunnsøkonomiske nedgangstider. Lønnsteam blir bedt om å gjøre mer for mindre og se på mulige kostnadsbesparelser, effektivitetsdrivere og måter å gjøre lønnsregningen mer bærekraftig på. Dette inkluderer å frigjøre HR- og lønnsteam fra tidkrevende, repeterende oppgaver for å fokusere på menneskelige løsninger med høyere strategisk verdi.
Kostnadseffektivitet er drevet av integrerte data som avslører den samme kostnaden og verdien av dine ansatte for å skape den mest produktive blandingen av mennesker enten du bygger, låner eller kjøper talent. Å demonstrere hva du får igjen for investeringer (ROI) av lønnssystemer og reduserte eierkostnader (TCO) er derfor et sentralt krav for interessenter.
Når du velger riktig HR- og lønnspartner, trenger ikke organisasjonen din intern ekspertise eller et fast budsjett for å oppnå lønnsresultater. Før du skal bytte HR- og lønnsleverandør bør du se på- og sammenlikne funksjoner og tjenester i forkant. Under får du de fem beste funksjonene vi anbefaler deg å undersøke:
Arbeidsstyrken er mangfoldig og varierende, og lønnsberegninger er underlagt stadig skiftende lovgivning. Dette kan være vanskelig å følge med på. For eksempel ser vi at selv om permisjonsordningen kom raskt på plass, har det vært et vanskelig arbeid for mange HR- og lønnsteam, og det undersøkes påstander om svindel og misligholdelse.
Organisasjoner som mangler spesialistkunnskap eller ekspertise kan få straff som følge av reelle feil. Du bør vurdere fordelene med en dedikert lønnspartner som tar seg av nye lovverk, som permisjon, og som sikrer at du oppfyller alle de formelle betingelsene.
Bekymringer i forhold til lønn kan hindre deg i å skape og vedlikeholde de beste teamene, men ikke når din pålitelige leverandør fjerner kompleksiteten. Med den beste leverandøren som oppnår over 99,9% nøyaktighet, er tryggheten sikret, i tillegg til en god medarbeideropplevelse.
Å legge HR- og lønn i hendene på en kompetent leverandør betyr at kunnskapshull eller internt fravær blant personalet har liten, eller ingen, innvirkning på lønnseffektivitet og etterlevelse.
En god HR- og lønnsleverandør vil kontinuerlig investere i teknologi slik at du drar nytte av lønnsinnovasjon uten utviklingskostnadene. Dette inkluderer en robust skyteknologi, automatisering, kunstig intelligens (AI) og maskinlæring. Disse teknologiene gjør prosessene mer datadrevne, effektive og muliggjør forutsigende analyse for informert beslutningstaking.
Å bruke automatisering i stedet for eldre systemer frigjør HR- og lønnsteam fra repeterende administrative oppgaver. I stedet kan de fokusere på mennesker, og på å hjelpe ansatte til å være den beste versjonen av seg selv. Integrering av data fra delte tjenester gir èn samlet kilde til sannhet knyttet til personkostnader (og ROI), samtidig som det tilrettelegges for skreddersydd læring, utvikling og ytelsesbelønninger.
Den nyeste HR- og lønnsteknologien gir dine ansatte den digitale opplevelsen de forventer. Fra interaktive lønnsslipper til intuitive selvbetjente plattformer (apper) og digitale assistenter – til transparente revisjonsspor. Til syvende og sist bør HR- og lønnsleverandører fremtidssikre virksomheten din med repeterbare og skalerbare løsninger.
Med den enorme mengden sensitive persondata som er lagret og behandlet for HR- og lønn, er det avgjørende å opprettholde robuste sikkerhets- og samsvarsstandarder. Leverandøren din trenger oppdaterte og omfattende sertifisering i informasjonssikkerhet for å hjelpe deg med å være revisjonsklar og GDPR-kompatibel. Dette gjelder spesielt med den økte risikoen i datasikkerheten forbundet med økningen i fjern-/mobilarbeid. Se etter internasjonalt anerkjent ISO 27001-sertifisering som sikrer konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet av informasjon.
Å skape tilsvarende beskyttelse internt er en kostbar utfordring for mindre organisasjoner uten en global IT-infrastruktur, men sikkerhets- og samsvarsforpliktelsene er ikke omsettelige. Forebygging av driftsstans og sikring av gjenoppretting underbygger også forretningskontinuitet og riktig lønn.
Bedriftsledere erkjenner nå at operativ robusthet og smidighet er avhengig av et fullt fungerende lønnssystem. Dette gjelder enten du outsourcer eller styrker ditt interne lønnsteam med profesjonelle verktøy og support. Leverandøren din bør hjelpe deg med å bestemme hva som er best for dine behov, men det er du som tar avgjørelsen. Sjekk hva de tilbyr av skreddersydde tjenester, som for eksempel dybdekunnskap i flere land. Sjekk også hvor elastisk tjenesten er, slik at du kan skalere opp og ned ettersom arbeidsstyrken svinger. Endring er den eneste konstanten, så med mindre du har en veldig forutsigbar forretningsmodell, vil outsourcing sannsynligvis gi større kostnadskontroll, og redusere dine totale eierkostnader (TCO) med minst 20 %. Dette gir variable kostnader i stedet for faste, ettersom du beveger deg opp eller ned på skalaen.
Les også: Slik blir det lønnsomt å outsource lønn – 5 faktorer
Det er viktig å ikke overse support-tilbudet. Hvis du trenger hjelp, er ekspertkunnskap på det tekniske så vel som lønnsekspertise alltid tilgjengelig for å unngå kostbare konsulenthonorar eller forsinkelser. Hva sier serviceavtalen (SLA) om feilsøking eller andre spørsmål?
En anerkjent og god HR- og lønnsleverandør vil tilby en navngitt kontakt eller kontoansvarlig, som støtter arbeidsgivere så vel som lønnsteamet for å unngå forstyrrelser eller stress. Når omfattende lønnssupport er sikret, filtreres dette gjennom hele organisasjonen og bidrar til en god medarbeideropplevelse. Lag deg en oversikt over leverandørene med høy anbefalingsrate og gode kundeanmeldelser.
Forståelig nok kan tanken på omveltninger hindre deg fra å bytte HR- og lønnsleverandør. Imidlertid vil den beste leverandøren tilby et klart veikart og en implementeringsplan for en jevn overgang, og ivareta lønnskjøringer. Opplæring, support og demonstrasjoner vil hjelpe staben og engasjere ansatte, selv om et troverdig system bør være intuitivt for alle brukere.
Les også: Smidig bytte av leverandør innen HR- og lønn.
HR- og lønn var et aktuelt tema allerede før pandemien, men pandemien har økt behovet for automatiserte, nøyaktige personløsninger. HR- og lønn er nå anerkjent som en viktig bidragsyter til organisasjonseffektivitet, robusthet og kultur. Når lønnsstrategien din er god, følger medarbeiderstrategien din etter. En digitalt moden lønnsfunksjon gir en rik innsikt som kreves på styringsnivå, og driver frem prosjekter med strategisk verdi. En god HR- og lønnsleverandør vil samarbeide med deg for å tilby kontroll og smidighet til et sikkert nivå, skalerbart, ettersom arbeidsstyrken din uunngåelig endres.
Når du skal velge nytt lønnssystem er det noen ting du bør tenke på, blant annet hvilke egenskaper er viktige i en partner og system. Hva er målet med å bytte løsning, gjøre som du alltid gjort, men i ett nytt system? Eller er det å modernisere, effektivisere og automatisere prosessene slik at du kan frigjøre tid til annet?
Våre lønnseksperter har her samlet 7 råd til deg som skal begynne å se deg om etter en ny løsning for lønn. Har du hatt ditt lønnssystem i en del år, og kjører du fortsatt lønn på akkurat lik måte nå som for noen år siden? Da kan det være på tide å se seg om etter en ny og mer moderne løsning.
Denne omfattende rapporten, PPI (Payroll Proficiency Index), viser bekymringsområdene til toppledelsen og de daglige utfordringene lønnsmedarbeidere har. Rapporten vår gir et faktabasert syn på hvordan ulike interessenter innen lønn i Norge møter dagens utfordringer, og hvordan de fremtidssikrer bedriftene sine ved å omfavne teknologi, partnerskap og lønnstransformasjon.
En stor del av å jobbe smartere er å vite når du skal stole på andre og når du skal vise frem dine egne styrker.