Bytte HR- og lønnsleverandør? Dette bør en god leverandør tilby

Lønn er øverst på listen over HR-prioriteringer

HR- og lønnsavdelingen er ansvarlig for mye mer enn administrering av lønn, reiseregninger og skatt. En god HR- og lønnsleverandør tar vare på din største ressurs, folka dine, og tilbyr viktige sanntidsdata til virksomheten for evidensbasert beslutningstaking. Denne artikkelen gir gode tips til deg som tenker på å bytte HR- og lønnsleverandør.

I en undersøkelse gjort av SD Worx står lønn øverst på listen over 19 HR-prioriteringer i 9 av 11 land. Ifølge våre funn innser de fleste bedrifter at de vil måtte endre måten de jobber på fra 2022 og utover.

Den aller høyeste prioriteten blant europeiske selskaper er å sikre jevn, effektiv lønnsberegning og utbetaling. Intuitive digitale HR- og lønnsverktøy er avgjørende for å engasjere de ansatte og forbli konkurransedyktig og bærekraftig, og en god HR- og lønnsleverandør sørger for akkurat dette, og mer til. 

Umoderne leverandører, derimot, holder tilbake organisasjonens digitale vekst. Dette kan resultere i negativt omdømme, tilbakevirkende beslutningstaking (eller gjetting) og menneskelige feil. Feil innen HR- og lønn kan være kostbare i form av dårlig PR, stress og bøter til de ansatte og det er det rett og slett ikke verdt! 

Gjennomgå – Sammenlign – Bytt

Selv om din nåværende HR- og lønnsleverandør ser ut til å gjøre en god jobb, er den god nok? Er det den beste til å optimalisere lønnslisten din for tiden fremover? Er den forberedt på endringer og ulike måter å jobbe på? 

Denne artikkelen utforsker hvorfor det er viktig og vurdere å bytte HR- og lønnsleverandør når vi nå går inn i «den nye normalen», som følge av koronapandemien. Artikkelen ser på de fem beste funksjonene som en god, pålitelig lønnspartner tilbyr. Videre kan du og dine ansatte vurdere ditt nåværende lønnssystem, sammenlikne markedet og bytte for en lysere fremtid. 

Vi har også laget en nyttig veiledning. Den forklarer prosedyren hvis du bytter til SD Worx sine outsourcede lønns- eller SaaS- lønnsløsninger og tjenester(software as a service). Du kan laste ned denne veiledningen ved å fylle ut skjemaet på slutten av artikkelen. 

Les også: Bytte leverandør innen HR- og lønn? Tips for smidig bytte!

Hvorfor er det så viktig og vurdere å bytte HR- og lønnsleverandør akkurat nå?

Å fortsette med en automatisk fornyelse av din gamle HR- og lønnsleverandør betyr at du kan gå glipp av muligheter fra en som er bedre. Å gjennomgå den nåværende tjenesten din er enda mer nødvendig nå etter COVID-19 utbruddet. Det er fordi at utbruddet har fremhevet viktige føringer for endring. Det har dessuten økt behovet for automatisert, nøyaktig, databasert lønn. 

Viktige HR- og lønnsutfordringer som organisasjoner står overfor i dag er skissert nedenfor: 

Operasjonelle utfordringer

Det blir mer komplisert å kjøre lønn internt, med lønnsteam som ofte jobber hjemmefra eller har permisjon. Pandemien har fremhevet behovet for å ta beslutninger basert på omstendigheter som endres daglig. Fra å planlegge arbeidsstyrken kostnadseffektivt til å administrere helse og sikkerhet, sa 74% av HR-lederne at pålitelige personopplysninger var nøkkelen til å muliggjøre strategiske beslutninger under COVID-19. 

En digital lønnsløsning er derfor ikke lenger bare fordelaktig – den er essensiell. Det er et stort behov for kontaktløse prosesser som selvbetjeningsplattformer, mobilapper og smart administrasjon av de ansatte, så vel som integrerte sanntidsdata. 

Svingende arbeidsstyrke

Nåværende utfordringer for interne team når det kommer til lønn er å administrere den i tråd med en mer flytende arbeidsstyrke og regelendringer. Uten god nok kunnskap om stadig skiftende lovverk kan lønnsarbeidet bli utsatt for alvorlige feil. 

Organisatorisk omstrukturering etter COVID-19 betyr at oppgaver som å lede og inspirere arbeidsstyrken, beholde og pleie talenter og utvikle ledere vil bli prioritert. HR- og lønn spiller en viktig rolle for å tilrettelegge for disse. Fra lønn, til prestasjonsrelatert lønn, til fordeler. Tilpasset lønn er etterspurt! 

Teknologi

Historisk sett har arbeidsteknologi vært avansert sammenlignet med det som er tilgjengelig i folks personlige liv, men nå kan alle organisasjoner slite med å holde tritt med arbeidernes krav og forventninger. 

Utdatert teknologi og eldre prosesser skaper de største utfordringene for interne HR-og lønnsteam. Å henge etter i den digitale transformasjonen er uheldig. Uten en skybasert lønnsprogramvare satser bedrifter på maskinvare som trenger kontinuerlig vedlikehold, oppgradering og sikkerhet. Utdatert teknologi utgjør også en risiko for dataintegritet og integrering. Spesielt yngre generasjoner har lav toleranse for treg tilkobling til digitale enheter og nettverk. 

Arbeidstakere forventer intuitiv, responsiv, sanntidsteknologi gjennom hele deres karriere for å kunne utføre rollen sin. De beste organisasjonene vil imøtekomme deres forventninger og tilby gode digitale løsninger. 

Kostnadseffektivitet  

Organisasjoner redefinerer budsjetter og bruk av penger etter pandemien. Lønnsteam blir bedt om å gjøre mer for mindre og se på mulige kostnadsbesparelser, effektivitetsdrivere og måter å gjøre lønnsregningen mer bærekraftig på. Dette inkluderer å frigjøre HR- og lønnsteam fra tidkrevende, repeterende oppgaver for å fokusere på menneskelige løsninger med høyere strategisk verdi. 

Kostnadseffektivitet er drevet av integrerte data som avslører den samme kostnaden og verdien av dine ansatte for å skape den mest produktive blandingen av mennesker enten du bygger, låner eller kjøper talent. Å demonstrere hva du får igjen for investeringer (ROI) av lønnssystemer og reduserte eierkostnader (TCO) er derfor et sentralt krav for interessenter. 

De fem beste funksjonene en god lønnsleverandør skal tilby  

Når du velger riktig HR- og lønnspartner, trenger ikke organisasjonen din intern ekspertise eller et fast budsjett for å oppnå lønnsresultater. Før du skal bytte HR- og lønnsleverandør bør du se på- og sammenlikne funksjoner og tjenester i forkant. Under får du de fem beste funksjonene vi anbefaler deg å undersøke: 

1.) Lønnskompetanse og ekspertise

Arbeidsstyrken er mangfoldig og varierende, og lønnsberegninger er underlagt stadig skiftende lovgivning. Dette kan være vanskelig å følge med på. For eksempel ser vi at selv om permisjonsordningen kom raskt på plass, har det vært et vanskelig arbeid for mange HR- og lønnsteam, og det undersøkes påstander om svindel og misligholdelse. 

Organisasjoner som mangler spesialistkunnskap eller ekspertise kan få straff som følge av reelle feil. Du bør vurdere fordelene med en dedikert lønnspartner som tar seg av nye lovverk, som permisjon, og som sikrer at du oppfyller alle de formelle betingelsene. 

Bekymringer i forhold til lønn kan hindre deg i å skape og vedlikeholde de beste teamene, men ikke når din pålitelige leverandør fjerner kompleksiteten. Med den beste leverandøren som oppnår over 99,9% nøyaktighet, er tryggheten sikret, i tillegg til en god medarbeideropplevelse. 

Å legge HR- og lønn i hendene på en kompetent leverandør betyr at kunnskapshull eller internt fravær blant personalet har liten, eller ingen, innvirkning på lønnseffektivitet og etterlevelse. 

2.) Innovativ teknologi  

En god HR- og lønnsleverandør vil kontinuerlig investere i teknologi slik at du drar nytte av lønnsinnovasjon uten utviklingskostnadene. Dette inkluderer en robust skyteknologi, automatisering, kunstig intelligens (AI) og maskinlæring.  Disse teknologiene gjør prosessene mer datadrevne, effektive og muliggjør forutsigende analyse for informert beslutningstaking. 

Å bruke automatisering i stedet for eldre systemer frigjør HR- og lønnsteam fra repeterende administrative oppgaver. I stedet kan de fokusere på mennesker, og på å hjelpe ansatte til å være den beste versjonen av seg selv. Integrering av data fra delte tjenester gir èn samlet kilde til sannhet knyttet til personkostnader (og ROI), samtidig som det tilrettelegges for skreddersydd læring, utvikling og ytelsesbelønninger. 

Den nyeste HR- og lønnsteknologien gir dine ansatte den digitale opplevelsen de forventer. Fra interaktive lønnsslipper til intuitive selvbetjente plattformer (apper) og digitale assistenter – til transparente revisjonsspor. Til syvende og sist bør HR- og lønnsleverandører fremtidssikre virksomheten din med repeterbare og skalerbare løsninger. 

3.) Datasikkerhet

Med den enorme mengden sensitive persondata som er lagret og behandlet for HR- og lønn, er det avgjørende å opprettholde robuste sikkerhets- og samsvarsstandarder. Leverandøren din trenger oppdaterte og omfattende sertifisering i informasjonssikkerhet for å hjelpe deg med å være revisjonsklar og GDPR-kompatibel. Dette gjelder spesielt med den økte risikoen i datasikkerheten forbundet med økningen i fjern-/mobilarbeid. Se etter internasjonalt anerkjent ISO 27001-sertifisering som sikrer konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet av informasjon.  

Å skape tilsvarende beskyttelse internt er en kostbar utfordring for mindre organisasjoner uten en global IT-infrastruktur, men sikkerhets- og samsvarsforpliktelsene er ikke omsettelige. Forebygging av driftsstans og sikring av gjenoppretting underbygger også forretningskontinuitet og riktig lønn.  

4.) Outsourcing og interne alternativer  

Bedriftsledere erkjenner nå at operativ robusthet og smidighet er avhengig av et fullt fungerende lønnssystem. Dette gjelder enten du outsourcer eller styrker ditt interne lønnsteam med profesjonelle verktøy og support. Leverandøren din bør hjelpe deg med å bestemme hva som er best for dine behov, men det er du som tar avgjørelsen. Sjekk hva de tilbyr av skreddersydde tjenester, som for eksempel dybdekunnskap i flere land. Sjekk også hvor elastisk tjenesten er, slik at du kan skalere opp og ned ettersom arbeidsstyrken svinger. Endring er den eneste konstanten, så med mindre du har en veldig forutsigbar forretningsmodell, vil outsourcing sannsynligvis gi større kostnadskontroll, og redusere dine totale eierkostnader (TCO) med minst 20 %. Dette gir variable kostnader i stedet for faste, ettersom du beveger deg opp eller ned på skalaen.  

Les også: Slik blir det lønnsomt å outsource lønn – 5 faktorer

5.) Support  

Det er viktig å ikke overse support-tilbudet. Hvis du trenger hjelp, er ekspertkunnskap på det tekniske så vel som lønnsekspertise alltid tilgjengelig for å unngå kostbare konsulenthonorarer eller forsinkelser. Hva sier serviceavtalen (SLAene) om feilsøking eller andre spørsmål?   

En anerkjent og god HR- og lønnsleverandør vil tilby en navngitt kontakt eller kontoansvarlig, som støtter arbeidsgivere så vel som lønnsteamet for å unngå forstyrrelser eller stress. Når omfattende lønnssupport er sikret, filtreres dette gjennom hele organisasjonen og bidrar til en god medarbeideropplevelse. Lag deg en oversikt over leverandørene med høy anbefalingsrate og gode kundeanmeldelser. 

Forståelig nok kan tanken på omveltninger hindre deg fra å bytte HR- og lønnsleverandør. Imidlertid vil den beste leverandøren tilby et klart veikart og en implementeringsplan for en jevn overgang, og ivareta lønnskjøringer. Opplæring, support og demonstrasjoner vil hjelpe staben og engasjere ansatte, selv om et troverdig system bør være intuitivt for alle brukere.  

Les også: Smidig bytte av leverandør innen HR- og lønn.

Er det på tide å bytte HR- og lønnsleverandør?  

HR- og lønn var et aktuelt tema allerede før pandemien, men pandemien har økt behovet for automatiserte, nøyaktige personløsninger. HR- og lønn er nå anerkjent som en viktig bidragsyter til organisasjonseffektivitet, robusthet og kultur. Når lønnsstrategien din er god, følger medarbeiderstrategien din etter. En digitalt moden lønnsfunksjon gir en rik innsikt som kreves på styringsnivå, og driver frem prosjekter med strategisk verdi. En god HR- og lønnsleverandør vil samarbeide med deg for å tilby kontroll og smidighet til et pandemisikkert nivå, skalerbart, ettersom arbeidsstyrken din uunngåelig endres.