5 tilfeller der du ikke bør velge outsourcing av lønn

Ikke bare fordeler med outsourcing av lønn

Du kan spare tid på å outsource lønnsadministrative oppgaver til en partner, slik at du kan konsentrere deg om det som er viktigst for virksomheten din. Å outsource lønn er også en utmerket måte å få tilgang til den nyeste teknologien og spisskompetansen på området. På den andre siden er det tilfeller der outsourcing av lønn ikke er det beste valget – her finner du ut hvilke!

1. Når det er rot og dårlig kontroll på prosesser og rutiner

Outsourcing av lønn bør ikke motiveres av at du kjøper deg en ny ressurs for å rydde opp i det som ikke fungerer internt. For å oppnå en positiv endring, er det viktig at du holder styr på hvordan de interne rutinene og prosessene fungerer. Hvis utgangspunktet er at det mangler kontroll og klarhet om eierskap til ulike oppgaver, er ikke løsningen å overlate rotet til noen andre. Outsourcer du et problem gjør det sannsynligvis bare situasjonen verre.

Hvis det er problemer med prosesskontroll, er det en fordel å holde kommunikasjonen internt i virksomheten. Hvis du outsourcer lønnen din til en partner, beveger problemet seg bare lengre bort fra dem det til syvende og sist påvirker mest. Uten et solid grunnlag å starte fra, er mulighetene for å forbedre og effektivisere arbeidet svært små.

Løsningsforslag: Et første skritt kan være å henvende seg til en potensiell partner for outsourcing av lønn, for å få hjelp til å sette opp strukturer, lage og få på plass gode prosesser og mer effektive rutiner. På den måten får du kontroll først – deretter kan du sette bort hele eller deler av lønnsprosessen.

Last ned gratis guide: 6 tips for vellykket outsourcing av lønn

2. Når det er et konstant behov for detaljstyring i lønningsprosessen

For at lønnen skal bli riktig, er det viktig at alle ansvarlige overholder tidsfrister og sikrer at alle nødvendige inndata er mottatt av lønnsavdelingen til rett tid. I virksomheter der slike strukturer og rutiner mangler, er resultatet ofte at behovet for å kontrollere på et detaljert nivå øker. Gang på gang må du sjekke at all informasjon virkelig er på plass innen den angitte datoen. Når du outsourcer lønn, må du være trygg på at din outsourcingspartner mottar de riktige inndataene fra ditt selskap til riktig tid og at eksisterende prosesser er tilstrekkelige. Ellers vil ikke partneren kunne håndtere lønningene på riktig måte.

Løsningsforslag: Selvfølgelig er åpenhet avgjørende for at et samarbeid knyttet til outsourcing av lønn skal fungere, men generelt må du kunne stole på at arbeidet fungerer. Du skal ikke behøve å dobbeltsjekke og purre på at rutiner og frister overholdes internt. Du bør derfor finne en outsourcingspartner som kan hjelpe deg med å sette opp og lage effektive prosesser og automatiserte rutiner, slik at behovet for intern detaljstyring reduseres.

3. Når endringsvillighet mangler og digital modenhet ikke samsvarer

Arbeidet med lønn blir mer og mer komplekst. Se for eksempel på alle lovendringene som har påvirket lønnen de siste årene og konsekvensene de har fått, ikke minst i kjølvannet av korona-pandemien. Teknologien blir derfor stadig viktigere fordi den kan gjøre manuelt arbeid mye mer effektivt. Nå kan store deler av lønnsarbeidet automatiseres og AI og maskinlæring spiller en stadig viktigere rolle.

Derfor investerer som regel outsourcingspartnere mer enn andre for å være i forkant av teknologien.

Løsningsforslag: For selskaper der lønnsadministrasjon fortsatt er basert på papirarbeid, manuelt arbeid og hvor ambisjonen ikke er å ta i bruk ny teknologi, vil outsourcing av lønn kanskje ikke være den rette veien å gå. Arbeidsmetodene er rett og slett ikke kompatible, og personen hos dere som skal samarbeide med outsourcingspartneren vil ikke få ønsket verdi fra et slikt samarbeid. Her er det viktig å få med seg organisasjonen på en endringsreise slik at forståelse for at nye måter å jobbe på og ny teknologi faktisk er til nytte for alle i bedriften før du vurderer å outsource lønn.

4. Når det kun handler om å redusere kostnader og forbedringer ikke er i fokus

Det skjer at personen eller personene som tar beslutninger om outsourcing av lønn, ikke har noen direkte innsikt eller forståelse for arbeidet som utføres innen lønnsavdelingen. Utgangspunktet for disse beslutningstakerne er ofte kun reduserte kostnader, og det eneste som er av interesse er prislappen for outsourcingspartneren.

Det du da ikke tenker på er at lønn kan se helt annerledes ut fra organisasjon til organisasjon. Kompleksiteten i arbeidet avhenger av en rekke forskjellige faktorer og hvilke deler av lønnen som skal håndteres av partneren varierer. Derfor kan ikke en seriøs partner for outsourcing av lønn bare sette en prislapp per behandlet lønn, fordi ikke all lønnsadministrasjon er lik. Utgangspunktet bør i stedet være at partneren faktisk kan tilby alt det du trenger hjelp til, noe som ofte betyr en økonomisk fordel på lenger sikt. En partner som sammen med deg kan bidra til å redusere kostnader over tid ved å effektivisere arbeidet og samtidig heve kvaliteten, vil alltid lønne seg på lang sikt.

Løsningsforslag: Her er det viktig å lage en grundig business case som også fokuserer på kvaliteten og kompleksiteten av tjenesten du ønsker å outsource. Du må finne de skjulte kostnadene som ligger i din lønnshåndtering. Du bør derfor løfte blikket og finne en partner som sammen med deg kan bidra til å redusere kostnader over tid ved å effektivisere arbeidet og heve kvaliteten. Det vil lønne seg på lang sikt.

Les også: Hvorfor velger bedrifter å outsource lønnskjøringen?

5. Når alt fungerer og dine interne ressurser er tilstrekkelige

Det er ingen store grunner til å outsource lønn hvis:

• Arbeidet er effektivt og fungerer.
• Du har et moderne lønnssystem.
• Den riktige teknologien og kunnskapen er på plass.
• Du har heller ingen problemer med tilførsel av ny kunnskap.
• Ikke er sårbar ved sykdom.

Hvis du har spisskompetanse på feltet internt, er det kanskje ikke nødvendig å søke hjelp utenfra.

Løsningsforslag: Det som imidlertid kan være av interesse, er å overlate deler av lønnsarbeidet til en outsourcingspartner slik at dine medarbeidere kan bruke tiden sin på mer kvalitativt arbeid. Sett for eksempel bort monotone, administrative oppgaver som enkelt kan automatiseres, slik at dine interne ressurser kommer til sin rett. Tenk på hva som kan fjernes fra lønnsspesialistenes oppgaver for å skape bedre forutsetninger for utvikling av selskapet.