Å la en outsourcingspartner ta seg av lønnen kan være en effektiv måte å kutte interne kostnader i administrative funksjoner til fordel for større fokus på kjernevirksomheten. Det er også en utmerket måte å få tilgang til den nyeste teknologien og spisskompetansen på området. Men det er også tider hvor outsourcing ikke er optimal – her finner du ut hvilke!
Når du outsourcer lønn, bør ikke utgangspunktet være at du bare kjøper deg en annen ressurs for å gjøre arbeidet som ikke fungerer effektivt internt. For å oppnå en positiv endring, er det avgjørende at du holder styr på nøyaktig hvordan de interne rutinene og prosessene fungerer. Hvis utgangspunktet er at det mangler kontroll og usikkerhet om eierskap til ulike oppgaver, er ikke løsningen å overlate rotet til noen andre. Outsourcer du et problem gjør det sannsynligvis bare situasjonen verre.
Hvis det er problemer med prosesskontroll, er den interne kommunikasjonen inhouse en fordel. Men med en outsourcingspartner beveger problemet seg bare lengre bort fra dem det til syvende og sist påvirker mest. Uten et solid grunnlag å starte fra, er mulighetene for å forbedre og effektivisere arbeidet svært små.
Løsningsforslag: Et godt første skritt kan være å henvende seg til en outsourcingspartner for å få hjelp til å sette opp strukturer, lage og få på plass gode prosesser og mer effektive rutiner. På den måten får du først kontroll – deretter kan du sette bort hele eller deler av lønnsprosessen.
Last ned gratis guide: 6 tips for en vellykket outsourcing
For at lønnen til slutt skal være riktig, er det viktig at alle ansvarlige respekterer tidsfrister og sikrer at alle nødvendige inndata virkelig er mottatt av lønnsavdelingen til rett tid. I virksomheter der slike strukturer og rutiner mangler, er resultatet ofte at behovet for å kontrollere på et detaljert nivå øker. Gang på gang må du sjekke at all informasjon virkelig er på plass innen den angitte datoen. Når du outsourcer lønn, må du være trygg på at din outsourcingspartner mottar de riktige inndataene fra ditt selskap til riktig tid og at eksisterende prosesser er tilstrekkelige. Ellers vil ikke partneren kunne håndtere lønningene på riktig måte.
Løsningsforslag: Selvfølgelig er åpenhet avgjørende for at et outsourcing-samarbeid skal fungere, men generelt må du kunne stole på at arbeidet fungerer og du skal ikke trenge å dobbeltsjekke og purre på at rutiner og frister overholdes internt. Du bør derfor finne en outsourcingspartner som kan hjelpe deg med å sette opp og lage effektive prosesser og automatiserte rutiner slik at behovet for intern detaljstyring reduseres.
Arbeidet med lønn blir mer og mer komplekst. Se for eksempel på alle lovendringene som har påvirket lønnen de siste årene og konsekvensene de fått, ikke minst i kjølvannet av korona-pandemien. Derfor blir teknologien stadig viktigere fordi den kan gjøre mye av jobben som tidligere involverte omfattende manuelt arbeid mye mer effektivt. Nå kan store deler av lønnsarbeidet automatiseres og AI og maskinlæring spiller en stadig viktigere rolle.
Derfor investerer som regel outsourcingspartnere mer enn andre for å være i forkant av teknologien.
Løsningsforslag: For selskaper der lønnsadministrasjon fortsatt er basert på papirarbeid, manuelt arbeid og hvor ambisjonen ikke er å ta i bruk ny teknologi, vil outsourcing kanskje ikke være den rette veien å gå. Arbeidsmetodene er rett og slett ikke kompatible, og personen hos dere som skal samarbeide med outsourcingspartneren vil ikke få ønsket verdi fra et slikt samarbeid. Her er det viktig å få med seg organisasjonen på en endringsreise slik at forståelse for at nye måter å jobbe på og ny teknologi faktisk er til nytte for alle i bedriften før du vurderer å outsource tjenester.
Det skjer at personen eller personene som tar beslutninger om outsourcing ikke har noen direkte innsikt eller forståelse for arbeidet som utføres innen lønnsavdelingen. Utgangspunktet for disse beslutningstakerne er ofte kun reduserte kostnader, og det eneste som er av interesse er prislappen for outsourcingspartneren.
Det du da ikke tenker på er at lønn kan se helt annerledes ut fra organisasjon til organisasjon. Kompleksiteten i arbeidet avhenger av en rekke forskjellige faktorer og også hvilke deler av lønnen som skal håndteres av partneren varierer. Derfor kan en seriøs outsourcingspartner ikke bare sette en prislapp per behandlet lønn, fordi ikke all lønnsadministrasjon kan trekkes over en kam. Utgangspunktet bør i stedet være at partneren faktisk kan tilby alt det du trenger hjelp til, noe som ofte betyr en økonomisk fordel på lenger sikt. En partner som sammen med deg kan bidra til å redusere kostnader over tid ved å effektivisere arbeidet og samtidig heve kvaliteten vil alltid lønne seg på lang sikt.
Løsningsforslag: Her er det viktig å lage en grundig business case som også fokuserer på kvaliteten og kompleksiteten av tjenesten du ønsker å outsource. Du må finne de skjulte kostnadene som ligger i din lønnshåndtering. Du bør derfor løfte blikket og finne en partner som sammen med deg kan bidra til å redusere kostnader over tid ved å effektivisere arbeidet og heve kvaliteten. Det vil lønne seg på lang sikt.
Les også: Hvorfor velger bedrifter å outsource lønnskjøringen?
Hvis arbeidet er effektivt og fungerer, du har et moderne lønnssystem, den riktige teknologien og kunnskapen er på plass. Du har heller ingen problemer med tilførsel av ny kunnskap, eller er sårbar ved sykdom. Da er det ingen store grunner til å sette ut lønnen. Hvis du har spisskompetanse på feltet internt, er det kanskje ikke nødvendig å søke hjelp utenfra.
Løsningsforslag: Det som imidlertid kan være av interesse, er å overlate deler av lønnsarbeidet til en outsourcingspartner slik at dine medarbeidere kan bruke tiden sin på mer kvalitativt arbeid. Outsource for eksempel monotone, administrative oppgaver som enkelt kan automatiseres, slik at dine interne ressurser kommer til sin rett. Tenk på hva som kan fjernes fra lønnsspesialistenes oppgaver for å skape bedre forutsetninger for utvikling av selskapet.
Uansett behov kan vi i SD Worx (tidligere Aditro) hjelpe deg som ønsker å outsource hele eller deler av lønnen din. Ta gjerne kontakt med oss hvis du vil vite mer om SD Worx sine outsourcingstjenester, eller har andre spørsmål om hvordan lønnsadministrasjonsarbeidet kan videreutvikles i din bedrift.
Våre lønnseksperter har her samlet 7 råd til deg som skal begynne å se deg om etter en ny løsning for lønn. Har du hatt ditt lønnssystem i en del år, og kjører du fortsatt lønn på akkurat lik måte nå som for noen år siden? Da kan det være på tide å se seg om etter en ny og mer moderne løsning.
Denne omfattende rapporten, PPI (Payroll Proficiency Index), viser bekymringsområdene til toppledelsen og de daglige utfordringene lønnsmedarbeidere har. Rapporten vår gir et faktabasert syn på hvordan ulike interessenter innen lønn i Norge møter dagens utfordringer, og hvordan de fremtidssikrer bedriftene sine ved å omfavne teknologi, partnerskap og lønnstransformasjon.
En stor del av å jobbe smartere er å vite når du skal stole på andre og når du skal vise frem dine egne styrker.
