HR-analyse: 5 praktiske tips for å komme i gang

Bygg et vanntett rammeverk

Når du kombinerer, analyserer og validerer de forskjellige datakildene innen HR, kan du bedre forstå og optimalisere bedriften din. Ikke bare personal- og kapasitetsplanlegging, men også drift, ressurser, videreutvikling og kostnader. Men for å kunne hente ut HR-data effektivt, trenger du et vanntett rammeverk. Her får du noen tips på veien!

1. Lag en historie bak HR-analysene dine 

Folk elsker en god historie. Dette gjelder også når det gjelder å komme i gang med HR-data og analyser. Så sørg for å lage en tydelig og enkel historie som svarer på spørsmål som:

• Hvorfor er dataanalyse relevant for vår organisasjon?
• Hva prøver vi å oppnå?
• Hvem vil ha nytte av dette?

Å ha en overordnet historie vil hjelpe deg å holde fokus og retning mens du samler ulike beslutningstakere i organisasjonen bak prosjektet og målene.

Les også: De 4 stadiene av modenhet innen HR-analyse 

2. Bestem et oppnåelig omfang 

For å kickstarte din HR- og personanalyse, ta først et skritt tilbake og still deg spørsmålet: «Hvilke aspekter av arbeidsstokken min påvirker virksomheten min?» Det er her magefølelsen din kommer inn. Deretter, basert på din erfaring og støttet av historiske data, har du sannsynligvis en anelse om hva slags HR-relaterte forretningsemner som fortjener oppmerksomheten din.

Det kan være lurt å håndtere lønnskostnadene dine, for eksempel. Eller kanskje du ønsker å fokusere på å forbedre bedriftens kapasitetsplanlegging, produktivitet, rekruttering og så videre?

Deretter velger du ett veldefinert emne å utforske først. Si for eksempel at bedriften din ønsker å gjøre noe med kapasiteten sin. Et så bredt tema kan videre deles inn i lettere håndterbare undertemaer. Kanskje fravær bør være ditt fokus? Eller hva med arbeidstid? Eller kanskje bedriften din trenger mer klarhet om suksessraten for rekruttering og onboarding? Jo mer spesifikt skissert temaet er, jo bedre.

Les også: 3 byggeklosser for suksessfull datahåndtering innen HR 

3. Bygg broer på tvers av bedriften din

Å bestemme omfanget av HR- og personanalyse bør ikke bare være "en HR-ting". Tvert imot fungerer HR som en viktig sparringspartner i hele prosessen (men andre avdelinger og forretningsenheter bør også være med fullt ut). Enten det er ledelse, IT, økonomi, drift eller juridisk, har hver del av virksomheten et annet syn på både arbeidsstyrkeaspekter og databruk som bør tas i betraktning.

Med andre ord, sørg for å snakke med beslutningstakere fra alle relevante avdelinger og/eller forretningsenheter – og brainstorm om prosjektets omfang sammen. Her igjen: less is more. Et lite, men vellykket første prosjekt vil hjelpe deg med å skape en bred støttebase for mer avanserte HR- og persondataprosjekter i fremtiden.

4. Kartlegg datakildene dine

Når du har bestemt omfanget og bygget en støttebase, er det på tide å kartlegge kildene du skal hente dataene dine fra. Avhengig av størrelsen på bedriften din, kan disse datakildene anta ulike former. Fra Excel og Google-ark til CRM- og HR-systemer, tidsregistrerings- og planleggingsverktøy, programvare for talentstyring og opplæringssystemer.

Avhengig av omfanget av prosjektet ditt, må du kanskje også vurdere eksterne datakilder. Ta for eksempel et selskap som ønsker å være det første du tenker på som en arbeidsgiver som kan tiltrekke og opprettholde en mangfoldig og inkluderende arbeidsstyrke. En slik virksomhet vil ønske å inkludere tilstedeværelse på sosiale medier som en ekstern datakilde.

Last ned gratis e-bok: Hvordan bli en helt innen HR-data og analyse 

5. Skap en felles forståelse av dataen

Før dere begynner å se på HR-dataen din, er det viktig å etablere et felles grunnlag. Dette betyr ofte å forstå hverandres språk og terminologi. Måten du for eksempel beregner FTE på, kan variere avhengig av konteksten, spesielt i tilfelle fusjon eller oppkjøp. Et annet eksempel: ikke alle ser på omløpshastigheten for ansatte på samme måte.

For HR-avdelingen din, for eksempel, er data om til og med midlertidig ansatte relevante å huske på her, mens økonomiavdelingen og konsernledelsen kanskje foretrekker å kun måle antallet avgående ansatte som faktisk var på lønnslisten.

Når du dokumenterer beregninger som disse, beskriv i detalj:

• Hvilket mål metrikken uttrykker.
• Hvordan det beregnes.
• Fra hvilken datakilde det vil bli hentet og med hvilken frekvens.
• Hvilke mål eller KPIer du prøver å oppnå.

I tillegg til et felles dataspråk, er et felles referansepunkt også avgjørende. Noen ganger betyr dette å utføre en nullmåling. Hvor er din virksomhet nå når det gjelder ansattes trivsel og tilfredshet, ytelse eller fravær, for eksempel? For å finne ut om du er på vei i riktig retning, må du vite hvor du startet.