Lønnsoutsourcing – en smart måte å forberede seg på endring

3 grunner til å outsource lønn- og HR-prosesser

Grunnene til å outsource lønn- og HR-prosesser er ofte like ulike som bedriftene selv. Men de tre vanligste årsakene til at de har tatt denne beslutningen er:

1. At det interne lønnsadministrative arbeidet ikke fungerer effektivt, er for dyrt eller at systemene er utdaterte
2. At det er et kompetanse- og ressursproblemer på lang sikt som må løses, for eksempel på grunn av pensjonsavganger eller en utfordring med å finne riktig bemanning
3. At selskapet har en klar outsourcingsstrategi for tjenester som ikke er en del av kjernevirksomheten

Fellesnevneren er ønsket om bedre kvalitet på lønnsprosessen. Det er som oftest en bevisst strategi om å fokusere på egen kjernevirksomhet som ligger bak beslutningen om å outsource støttefunksjoner som HR og lønn. Ved å legge ut en så sentral funksjon som lønn blir også selskapet mindre sårbart. Fleksibilitet i bemanning og skalerbarhet over tid er vanlige årsaker til at organisasjoner velger outsourcing for å beskytte seg mot både planlagte og uforutsette endringer.

Økt automatisering skaper nye muligheter

Den økende digitalisering har åpnet nye muligheter for mer automatiserte tjenester og større grad av selvbetjening. Med cloudbaserte løsninger, applikasjoner og portaler kan ledere og medarbeidere håndtere rapportering og kontroll hvor og når det passer dem selv best. Med økt automatisering kan du øke effektiviteten og skape større forutsigbarhet i den administrative lønnsprosessen.

Typiske tjenester som kan inngå i outsourcingsoppdrag, foruten lønnsbehandling og -utbetaling, er administrering av reise og utlegg, kontroll og avstemming, rapportering til myndigheter, årsrapportering som for eksempel ferie og kontrolldata, samt annen kontroll og arkivering. I et langsiktig vellykket samarbeid er partneren din innen outsourcing godt kjent med din virksomhet og prosesser, og  de kan tilby både solid kompetanse som en effektiv og omfattende IT-støtte.

Fra fast til variable kostnader

I tillegg til større fleksibilitet og mer fokus på egen virksomhet, tiltrekkes mange bedrifter av den økonomiske modellen som en outsourcingavtale innebærer. Fra å ha hatt en fast årlig lisensavgift og egne personalkostnader, betaler virksomheten nå i stedet en lavere månedlig variabel kostnad som er vanligvis beregnes etter antall lønnsslipper, samt ekstra for eventuelle tilleggstjenester.

Kommunikasjon er nøkkelen til langsiktig suksess

En klar og tydelig kommunikasjon er trukket frem som en av de viktigste aspektene ved å skape en langsiktig vellykket outsourcings relasjon. Det er viktig at det allerede tidlig i prosessen etableres en tillit som bygger på en felles følelse av partnerskap og et klart mål som begge parter er enige om. Mangel på struktur i informasjonsinnhentingen eller uklar kommunikasjon om hva som er forventet, skaper veldig lett usikkerhet. Ved stadig å etterstrebe et tett samarbeid og en åpen, daglig dialog unngår du misforståelser og unødvendige feil i prosessen.

FAKTA

– Hvordan vet jeg om outsourcing passer for firmaet mitt?

Outsourcing passer ikke bare til en bestemt type bedrift eller organisasjon av en viss størrelse. Privat, offentlig, alt fra små bedrifter til store bedrifter i alle bransjer har i dag nytte av å outsource sin lønnsadministrasjon.

Her er noen spørsmål du kan spørre deg selv for å se om outsourcing kan være noe for din bedrift:

«Kan vi ha en høyere kvalitet i lønnsadministrasjonen med mer kontrollerte og enhetlige prosesser for styring og oppfølging?»

«Har vi problemer med å sikre fleksibilitet i bemanningen i HR og lønn ved for eksempel sykefravær og ferie?»

«Er det behov for å frigjøre ressurser for eksempel for å kunne fokusere mer på strategisk HR?»

«Skjer det ofte endringer i vår virksomhet som påvirker ressurs- eller kompetansetilgjengelighet innen lønn og HR, som kan dra nytte av en mer skalerbar administrasjon?»