Slik får du gjennomslag for nytt lønnssystem hos ledelsen

Frigjør tid til andre oppgaver med automatisering

Bruker bedriften din unødvendig mye tid på manuelle oppgaver og papirarbeid? Ser du at potensialet for effektivisering og automatisering ikke blir fullt utnyttet? Da er det kanskje på tide å bytte lønnssystem. Men hvordan får du gjennomslag hos (resten av) ledelsen til å gjøre en slik investering og hva bør du ha med i en business case som gjør at du blir hørt. Her er våre beste tips!

Det er mange fordeler med å bytte til et nytt, moderne og skybasert lønnssystem – blant annet mer automatiserte kontroller og effektive rutiner, moderne og brukervennlige arbeidsflater, enklere tilgang til system, du kan faktisk kjøre lønn fra hvor som helst, økt effektivitet og selvsagt bedre kostnadskontroll.

For å få tommelen opp av virksomhetens beslutningstakere gjelder det å overbevise, men hvordan gjør du det? Vi hjelper deg i gang!

Mål med en business case

En business case er hva du trenger for å overbevise ledelsen, og den skal koble forventet resultat med et nytt system til forretningsverdi. Her må du definere forventede resultater og eventuell gevinstrealisering. I tillegg bør du få frem hva som er den største konsekvensen av å ikke foreta seg noe. Hvorfor er det viktig at du setter i gang nå? Men først:

Gjør et godt forarbeid

Før du starter arbeidet og går til ledelsen, er du nødt til å forberede deg. Start gjerne med en SWOT-analyse for å kartlegge nå-situasjonen, og se på hvilke løsninger dere har i dag, og hvor effektive disse faktisk er. Hvor mange prosesser håndteres manuelt? Gjøres det fortsatt mye dobbeltregistreringer som kan medføre feil og svikt? Undersøk også hvordan dere ligger an med tanke på GDPR og personvern. Har dere alt på stell, eller vil et nytt system kunne hjelpe dere å tette eventuelle sikkerhetshull? Hvordan får ansatte tilgang på informasjon, er det iht. til GDPR?

Og hva med lederne? Har de tilgang på tall og rapporter av høy kvalitet, slik at de enklest mulig kan følge opp avdelingene sine? Ledere som jobber manuelt, jobber også mindre effektivt – noe som igjen gjør at de ansatte følges dårligere opp. Og jo flere oppgaver som må utføres manuelt, desto mindre tid får ledelsen til å jobbe med kjernevirksomheten og viktig utviklingsarbeid.

Forarbeidet handler rett og slett om å kartlegge alle relevante prosesser, tydeliggjøre svakheter og utfordringer og vise hvordan et nytt lønnssystem kan bidra til å styrke og effektivisere disse områdene.

Speile mottaker og snakk samme språk

Skal du snakke med ledelsen og overtale økonomisjefen til å bli med på investeringen, må du sørge for at dere snakker samme språk. Her er det smart å speile de som du trenger godkjennelse fra. Jeg tenker ikke at du skal kopiere kroppsspråket til hele ledergruppen, men dersom du vet at økonomiansvarlig kun jobber ut fra prognoser, statistikker, harde fakta og regneark, så må du også benytte dette i din dialog for å overbevise – noe som innebærer å presentere konkrete tall, statistikk og prognoser.

Har du mer kreative og innovasjonsfokuserte deltakere i ledergruppen, så spill på fordelene med forretningsutvikling og nye automatiserte løsninger. Har dere en sikkerhetsorientert IT-sjef, så vektlegg også Compliance, hvor løsningen driftes, mulighet for moderne integrasjoner, og hvilke andre kunder har gjort det samme, valgt samme løsning?

Finn skjulte kostnader knyttet til lønnssystemet

Se på alle kostnadene knyttet til systemet og prosesser dere bruker nå, som blant annet personal og drift av egen server. Undersøk også hvor mange dobbeltregistreringer dere gjør, hvor mye tid som går til manuelle prosesser, og hva dette koster dere i kroner og øre.

Les også: Derfor er totalkostnaden for HR- og lønnssystemet ditt høyere med eldre løsninger

Kartlegg så hva bedriften kan spare ved å bytte lønnssystem. Bare det å automatisere arbeidet med fravær og refusjoner kan kutte kostnadene med inntil 40 prosent dersom dere velger en heldigitalisert løsning integrert med Nav og Altinn, sammenliknet med å gjøre arbeidet manuelt. Kanskje dere må endre de interne prosessene? Ved å bytte system kan dere også redusere utgifter knyttet til store oppdateringer – med en moderne løsning skjer nemlig oppdateringene automatisk i skyen.

Tenk sikkerhet og personvern

I tillegg er det viktig å se på GDPR og personvern. Dersom dagens systemer og arbeidsrutiner rundt distribusjon av lønnslipp og informasjon om ansatte ikke er i henhold til alle GDPR- og personvernregler, risikerer bedriften saftige bøter – noe dere enkelt kan unngå ved å bytte til en moderne skyløsning.

Les også: De 5 største feilene HR gjør i forbindelse med personvern

Hvor er det virksomheten vil?

Alt du presenterer for ledelsen, bør relatere seg til virksomhetens overordnede mål og strategier. Bruk derfor tid på å se på virksomheten som helhet og kartlegge hvor den vil, og hvordan et nytt lønnssystem passer inn.

Ønsker bedriften å være en attraktiv arbeidsgiver? Eller har dere som mål å bli mer digitale? Ja, da er moderne løsninger med intuitivt grensesnitt alfa og omega. Ansatte forventer samme teknologi på arbeidsplassen som de benytter privat. Husk også at risikoen ved ikke å henge med på den teknologiske utviklingen, kan bli svært kostbar for bedriften i lengden.

Les også: Eldre lønnssystemer er dyrere enn du tror

Få med andre på laget

Man står alltid sterkere når man er flere, og spesielt verdifullt er det, som nevnt,  å få med seg IT-avdelingen på laget – hvis dere har en. Snakk med dem og gjør dem trygge på at den nye løsningen dere vurderer, er vanntett – både i henhold til drift, geografisk lokasjon, integrasjoner, personvern, GDPR og IT-sikkerhet. Send over det du kan få av dokumentasjon på cloud-løsningen.

Utarbeid et troverdig business case

Uten et troverdig business case, ingen finansiering! Har du gjort et grundig forarbeid – og blant annet utført en SWOT-analyse – har du imidlertid et godt utgangspunkt.

Her er 7 relevante punkter å inkludere i business caset:

1. Hvorfor gjør vi dette nå?
2. Kostnadsbesparelser: Blant annet gjennom reduserte driftskostnader, effektivisering av lønns-relaterte oppgaver og bedre ressurshåndtering. Hvordan kan vi forsikre oss om at vi får verdi av investeringen?
3. Prosessoptimaliseringer: Blant annet gjennom forbedret datakvalitet og ressursallokering. Integrasjoner.
4. Strategiske fordeler: Som økt lojalitet blant ansatte, økt tilpasningsdyktighet og mobilitet, økt effektivitet og frigjøring av tid, samt forbedret image i jobbmarkedet.
5. Trygghet: Sikkerhet og drift, personvern og GDPR.  Automatiserte prosesser kan spare tid som igjen gjør det enklere å sikre at dere overholder arbeidsloven for de på lønningskontoret, blant annet når det gjelder overtidstimer og ferie.
6. Eksempler: Blant annet ved å referere til andre virksomheter i bransjen som har lykkes med implementering av nytt lønnssystem.
7. Tidsplan og prioriteringsliste: Som viser hva som bør/må skje når, samt hvem som vil være involvert i de ulike stegene. Hvordan skal vi prioritere de ulike mulighetene? Hvordan skal vi implementere endringene og når?

Hva hvis du får et nei?

Det er alltid kjedelig å få avslag, men det betyr ikke at du skal gi opp! Spør ledelsen om årsaken til avslaget og gå en runde til med din business case. Se om du kan få med deg flere nøkkelpersoner i bedriften, og om du kan få tilgang til enda flere tall og rapporter som kan styrke argumentene dine. Se også gjennom prioriteringslisten din og dobbeltsjekk at den er god nok.

Alternativt kan du be oss om hjelp!
Vi i SD Worx (tidligere Aditro) har lang erfaring med implementering av nye lønnssystemer og vet hva det koster å bytte løsning – og ikke minst hva det koster å ikke bytte.

Last ned e-boken vår, som er full av gode tips til deg som ønsker gjennomslag for nytt lønnssystem hos ledelsen – eller ta kontakt og avtal møtetid med en av rådgiverne våre. Vi kan også delta i møter og vise ledelsen din hvordan dette kan arte seg i praksis eller hjelpe deg å lage en egen Business Case! Ta gjerne kontakt!