Automatiser mer for å spare tid og unngå feil

Riktig system kan frigjøre tid

En av utfordringene som mange lønnsspesialister står overfor og som ofte fører til dårlige arbeidsdager, er alle spørsmålene som kommer inn. Spørsmål som aldri hadde oppstått hvis de rette tekniske forholdene eksisterte. I denne artikkelen ser vi nærmere på hvordan riktig system kan frigjøre tid for lønnsspesialisten, slik at han eller hun kan bruke tid på problemstillingene som krever mer verdiskapende arbeid og oppgaver.

Dårlig tid til komplekse lønnsspørsmål

Midt i lønnskjøringen, når lønnsspesifikasjoner skal produseres og rapporter skal avstemmes, er det sjelden tid til spørsmål fra ansatte som krever tid til å svare på. Spørsmål som lover, regler, policys og tariffavtaler. Samtidig kommer de samme relativt enkle spørsmålene ofte igjen og igjen, noe som resulterer i mindre tid til mer komplekse spørsmål.

Derfor venter du ofte med å svare på de «tyngre» problemene og spørsmålene til etter lønnskjøringen. Så først når du som jobber med lønn er sliten etter en tøff lønnskjøringsperiode, er det på tide å begynne å grave etter svar på mer komplekse spørsmål. Det ville selvfølgelig vært bedre om lønnspesialisten hadde muligheten til å fordele arbeidsmengden sin litt jevnere over måneden. Da hadde de ansatte også fått hjelp med spørsmålene sine raskere uavhengig av hvilken del av måneden det er.

Heldigvis finnes det i dag teknisk funksjonalitet som kan hjelpe deg med nettopp dette.

Automatiser mer for å spare tid og unngå feil

Noe som tar mye tid for lønnsspesialistene, er alle manuelle registreringer av ulike oppgaver. Dersom du i større grad automatiserer oppgaver, slik at antall enkle og repeterende, men tidkrevende oppgaver reduseres, vil du frigjøre tid til mer verdiskapende og kompetansekrevende oppgaver.

For at automatiseringene skal fungere, må lønnsprosessen kartlegges og bygges opp systematisk. Dette krever en undersøkelse av arbeidsprosessene, hvordan de fungerer og hvilken funksjon de utfører. Et grundig arbeid, men som til slutt skaper betydelig mer effektive arbeidsmetoder og kutter mange av de manuelle oppgavene. Samtidig vil det være lettere å finne elementer i lønnsprosessen som ikke oppfyller noen funksjon.

Når prosessen er bygget opp og standardisert, er den også kvalitetssikret. Automatisering betyr at det samme gjøres på samme måte ved enhver anledning, noe som ikke gir rom for menneskelige feil som ellers kunne oppstå. Og med færre feil, oppstår færre spørsmål fra ansatte.

Machine Learning og AI finner feil raskere

En annen av tidstyvene i lønnsarbeidet er rettelser av de feilene som ofte oppstår når ansatte rapporterer tid. Der kan AI og maskinlæring forenkle jobben betraktelig da det muliggjør analyse av veldig store datamengder. Det gjør det mye enklere å finne avvik og varsle dersom avvikene er store. Ved hjelp av varslinger om avvik og større dataanalyse kan store mengder manuelt arbeid kuttes.

AI kan også brukes til å redusere mengden enkle og tilbakevendende spørsmål som kommer inn til lønnsspesialistene. En kunnskapsdatabase kan for eksempel bygges opp med de mest stilte spørsmålene og svarene. Over tid utvides kunnskapsdatabasen etter hvert som flere og flere spørsmål og svar blir lagt inn.

Hos SD Worx (tidligere Aditro) vet vi hvordan lønnspesialistens kompetanse kommer til sin rett, slik at du ikke trenger å bruke dyrebar tid til å svare på de samme spørsmålene igjen og igjen eller bruke tid på kjedelige manuelle oppgaver. Har du lyst til å se hvordan vårt lønnssystem kan hjelpe deg til en enklere lønnshverdag, book gjerne en demo med en av våre eksperter, det koster ingenting og er helt uforpliktende!