Tips til HR: 8 rutiner som bør oppdateres i din bedrifts policy

Hvordan kan HR-avdelingen hjelpe bedriften etter en pandemi?

I denne artikkelen deler vi tips til hva du som jobber innen HR kan bistå med i forbindelse med nødvendige endringer du bør gjøre i forbindelse med situasjonen vi nå er i. Du får også 8 tips til rutiner som bør oppdateres i din bedrifts policy.

I forrige artikkel henvendte vi oss til ledere og prosjektledere med 10 tips til hvordan du kan lindre mental bakrus hos dine ansatte.

Den mentale belastningen hos ansatte forårsaket av koronakrisen denne våren og sommeren vises nå på arbeidsplasser rundt om i Norge. Noen ansatte trenger konkrete tiltak for å sikre et godt arbeidsmiljø og god mental helse på jobben. Selskapets HR kan støtte bedriften sin ved å proaktivt ta stafettpinnen og tilrettelegge for tiltak som kan lindre den «mentale bakrusen» på arbeidsplassen.

Proaktiv HR-avdeling

De siste månedene har HR-avdelinger over hele landet forpliktet seg til å skape en trygg retur til arbeidsplassen med så gode sikkerhetsmarginer som mulig. Nå er det på tide for HR å stoppe opp og fokusere på hvordan proaktiv HR-ledelse kan støtte bedriftsledere i å gi de ansatte de riktige verktøyene for å møte utfordringene på den beste måten.

Ledelse, ledere, prosjektledere og eksperter er eksempler på roller som utgjør kjernen i en virksomhet i både gode og dårlige dager. HR kan nå vise seg frem ved å veilede og gi velbegrunnet informasjon og forslag. Informasjon som hjelper organisasjonen i riktig retning og legger til rette slik at riktig beslutning kan tas raskt.

Fra manuelle HR-oppgaver til selvbetjening

De siste årene har mange HR-avdelinger vært preget av oppgaver og spørsmål som har tatt mye tid, men mange av disse spørsmålene har hos de med mer moderne HR-systemer nå flyttet til nærmeste leder, og oppgaver har i økende grad blitt selvbetjente. Igjen sitter HR-avdelingen med mer tid til oppgaver som isteden kan sikre et velfungerende og hyggelig fysisk og mentalt arbeidsmiljø som stimulerer et høyt engasjement blant de ansatte. Jobber du fortsatt med mange manuelle oppgaver er det kanskje på tide å se på om det finnes mer moderne HR-løsninger som kan hjelpe deg med å frigjøre tiden din.

HR – vis din verdi

En HR-organisasjon eller et HR-system med en god rapporteringsmodul kan gi ledelsen spesifikk informasjon og statistikk om for eksempel sykefravær, arbeidstid og avvik. HR kan også veilede ledere i bedriften til hvordan de proaktivt kan gripe inn ved f.eks. avvik i en avdelings sykefravær eller trivsel. Proaktive tiltak vil på sikt gi økt arbeidsevne til de ansatte, og økt engasjementet leder til økt produktivitet, bedre bunnlinje og en bedre arbeidsplass. HR-analyser kan bidra med informasjon til ledelsen gjennom nye og datadrevne metoder. Selv uten større datagrunnlag er det mulig å trekke kvalifiserte konklusjoner fra din eksisterende ansattinformasjon som vil hjelpe bedriften din til bedre beslutninger.

Gi innsikt til ledelsen

Det snakkes mer og mer om hvordan HR-organisasjonen skal komme nærmere kjernevirksomheten og kvitte seg med omdømmet som støttefunksjon. HR har med proaktivitet og moderne løsninger mulighet for å bidra til store forretningsverdier ved å gi informasjon og innsikt til ledelsen. Informasjon som sikrer at den økonomiske bakrusen eller økt sykefravær ikke skaper uforutsigbare ekstra kostnader eller påvirker selskapets evne til å levere gode resultater.  

HR sin årssyklus

HR-avdelinger lager ofte årlige sykluser for å veilede aktiviteter knyttet til selskapets ansatte. For eksempel planlegges det ofte prestasjonsvurderinger i begynnelsen av året, lønnsvurderinger om våren og kompetanseheving i løpet av høsten. Som et resultat av krisen vi nå er inne i bør HR, sammen med ledelsen, vurdere om aktivitetene og oppgavene som inngår i det tradisjonelle årshjulet skal oppdateres. Aktivitetene bør være aktuelle, og relevante på en forretningsorientert måte i tiden vi nå er i.

Personal- og tilfredshetsundersøkelser

HR bør vurdere om det er hensiktsmessig å gjennomføre en omfattende personalundersøkelse for å kunne ta lærdom i erfaringene fra pandemien og utvikle nye prosesser. Resultatene fra undersøkelsen kan brukes på mange måter: både ved fremtidige uforutsette endringer i arbeidssted, eller dersom vi plutselig må jobbe hjemmefra igjen. Basert på resultatene kan du lage nye digitale forretningsmodeller som unngår noen av de problemene som eventuelt oppstod i løpet av pandemien.

Det bør kanskje også vurderes å bytte ut den årlige standard medarbeidertilfredshets-undersøkelsen med mer hyppige og kortere undersøkelser som tar pulsen på organisasjonen oftere og måler engasjementet hos de ansatte fortløpende. Er det noe som denne pandemien har lært oss er at ting kan forandre seg, raskt, og da er det ikke nok med en årlig tung tilfredshetsundersøkelse.  

Digital modenhet

Vårens koronapandemi har også ført noe bra med seg i forbindelse med digital modenhet. For eksempel ble en digital arbeidsmåte mulig i stillinger der arbeidet i stor grad har blitt håndtert manuelt før. Fjernarbeid vil til stor del trolig fortsette selv når samfunnet vender tilbake til det nye normale. Dette gjør at ansatte kan nyte nyvunnet fleksibilitet, og frigjøre en stor del av dagen sin når de ikke lenger trenger å pendle til jobb hver dag. Her kan HR bistå til at ansatte har digitale verktøy og apper som forenkler de operative HR-oppgavene.

Har du oppdatert din bedrifts policy?

Er selskapets retningslinjer oppdatert for å gjenspeile den nye situasjonen?

Mange selskaper har behov for å oppdatere sin policy slik at de ansatte vet hva som gjelder. HR kan gjerne gi støtte i diskusjoner slik at dere enklere kommer til enigheter om nye rutiner og policys. Det er viktig at HR og ledelsen sammen lager gode rammer som bidrar til å skape nye retningslinjer og en god kultur. Når ansatte kommer tilbake til kontoret, bør du innlemme dine erfaringer fra siste halvår, snarere enn å prøve å gå tilbake til jobb som om ingenting har skjedd. Da blir overgangen mellom arbeid og fritid jevnere og styrker individets opplevelse av å føle seg involvert med mulighet for innflytelse. En ekstra fordel er at selvledelsen og den gode disiplinen som de ansatte har tilegnet seg fra hjemmekontor, får et sterkere fundament.

Les også: 10 tips til hvordan du kan lindre mental bakrus hos dine ansatte.

Her er noen eksempler på ting du bør se over, oppdatere eller lage nye retningslinjer på.

8 ting som bør oppdateres i din bedrifts policy

1. Digitale gruppemøter
   Hvilke retningslinjer gjelder ved dine digitale møter – bilde/ikke bilde, lyd på/av? Er det ikke ok å lese mail eller gjøre annet i et vanlig fysisk møte, er det da ok å gjøre det i et digitalt møte? Skriv gjerne ned ønsket kultur i forbindelse med deres digitale møter.
2. Policy for hjemmekontor
   Skal selskapet tillate hjemmekontor, og hvor mye av tiden kan du være hjemme? Hvilke rutiner gjelder.
3. Faste kontordager
   Skal dere ha faste dager på kontoret? Per team eller avdeling?
4. Regler for kontoret
   Hvor mange får være på kontoret samtidig? Hvordan holdes det oversikt?
5. Reisepolicy
   Bør policy for reiser ses over og oppdateres.
6. Medarbeideroppfølging
   Bør det være hyppigere 1-til-1-oppfølginger mellom ansatte og ledere?
7. Tilfredshetsmålinger
   Bør medarbeidertilfredsheten måles annerledes og i en annen frekvens enn tidligere.
8. KPI’er
   Har du innsikten du trenger for bedre beslutninger? Bør det lages nye rapporter basert på ny policy og endret situasjon.

Vi er i en ny normalsituasjon som påvirker hele organisasjonen på flere forskjellige måter. Både ledere og HR-avdelingen må følge med på tegnene hos de ansatte, skape gode policys og rutiner og gjøre konkrete tiltak som bidrar til fornøyde og produktive ansatte med god mental helse.

Sjekk ut hvordan et moderne HR-system kan hjelpe deg med å få på plass gode rutiner til oppfølging av dine ansatte. Book en gratis demo.