Outsourcing gjør det lett for SSAB å fokusere på kjernevirksomheten

Stålkonsernet SSAB har tusenvis av ansatte med hver sin avtale, lønn og attest. For å fremtidssikre viktig spesialkompetanse valgte de å sette ut visse deler av HR-funksjonen til SD Worx (tidligere Aditro) – et samarbeid som har vist seg å være veldig vellykket. Her deler Christine Bollvik hos SSAB sine beste tips for å lykkes med outsourcing av lønn.

Med over 14 500 ansatte over hele verden, hvorav cirka 6000 funksjonærer og arbeidere i Sverige, er tidsrapportering og lønn to viktige prosesser for svenske SSAB. I over tjue år fordelte konsernet arbeidet mellom tre lønnsavdelinger, der de brukte store, tunge datasystemer som ble administrert av kompetent og erfarent personell. På et tidspunkt begynte SSAB imidlertid å miste viktig spesialkompetanse, og sto overfor en ny utfordring: Ville de være i stand til å håndtere HR-arbeidet raskt nok?

– Vi måtte rett og slett sette oss ned og tenke på fremtiden. Vi kom til å miste viktig kompetanse, og det ville bli et stort prosjekt å prøve å tette hullene. Etter en omfattende analyse kom vi frem til at outsourcing av lønn var det absolutt beste alternativet for oss, forteller Christine Bollvik, ansvarlig for HR Service i SSAB.

Opprettholder fokus på kjernevirksomheten

For å forenkle HR-arbeidet har SSAB gjort flere forsøk på å utarbeide en felles plan for alle lønnsavdelingene, men det viste seg at informasjon og arbeidsmetoder ofte ble tolket forskjellig, siden organisasjonen og lønnsavdelingene var i ulike selskaper og lå på forskjellige steder. Dette gjorde arbeidet enda mer sprikende, mens behovet for struktur økte.

– På samme måte som vi er de beste på stål, er vi ikke de beste på alt som har med lønnsstyring og lønnssystemer å gjøre. Hvorfor da ikke overlate det til noen som virkelig kan det?

SSAB bestemte seg for en såkalt hybridmodell, der lønnsadministrasjonen er satt ut til SD Worx, men de har beholdt en liten avdeling for tidsregnskap, reiseregninger og lønnssupport.

Sikrer levering av riktige data

Som med alle prosjekter opplevdes overgangen i begynnelsen utfordrende, men resultatene viste raskt at SD Worx var den absolutt beste løsningen.

– Det ligger en trygghet i å kunne stole på at SD Worx har den nødvendige kompetansen. Vi sparer utrolig mye tid på å overlate lønnsansvaret til noen med riktig ekspertise. Vi har store svingninger i antall ansatte, men likevel er SD Worx alltid en fleksibel samarbeidspartner som vi kan stole på. Når avtaler og regler forandres, sørger SD Worx for riktig håndtering og oppsett i lønnssystemet, mens vi ganske enkelt håndterer rapporteringen vår som vanlig. Leveringen av lønnsdata er alltid sikret, selv om noen kanskje er syke hos oss.

«Det ligger en trygghet i å kunne stole på at SD Worx har den nødvendige kompetansen. Vi sparer utrolig mye tid på å overlate lønnsansvaret til noen med riktig ekspertise.»

Christines fem beste tips til deg som vurderer å sette ut lønnsfunksjonen

1. Gjør et godt forarbeid

– Vi hadde tre lønnsavdelinger med egne lokale avtaler, beregningsmodeller og lønnssystemer, og det merket vi godt da vi skulle begynne å outsource. Det er umulig å sette ut noe, hvis du ikke mestrer det selv. Jeg tror det er viktig at man er trygg på prosessene sine og vet nøyaktig hva man vil ha – hva skal vi gjøre selv, og hva skal samarbeidspartneren gjøre?

2. God kommunikasjon

– Prøv å opprettholde en god dialog med outsourcingspartneren, så går alt mye raskere. Vi passer på å utveksle tilbakemeldinger regelmessig med SD Worx, slik at alle har oversikt over prosessen, hva som fungerer bra, og hva som kan forbedres. Vi ser på outsourcingen som et partnerskap der vi skal samarbeide for å skape en vinn-vinn-situasjon for alle, fra toppledelsen og ned til de ansatte.

3. Tildel interne roller

– Forsikre deg om at du har noen i selskapet som er ansvarlig for outsourcingen. Hvem er oppdragsgiver, hvem er ansvarlig for avtaler og for at dialog og tilbakemeldinger følges opp? Det er viktig å ha noen som holder arbeidet sammen og passer på at ting går etter planen.

4. Ikke glem ekspertene i virksomheten

– Det blir fort til at ledergrupper tar beslutninger som mislykkes i praksis. En vanlig feil er at man glemmer å inkludere noen fra virksomheten i prosessen, noen som har praktisk kunnskap om hva som er mulig, og hva som gir de beste resultatene.

5. Vær ydmyk og fleksibel

– Nye arbeidsmåter er alltid utfordrende, og i begynnelsen av denne prosessen satte vi også ut lønnssupporten vår. Etter en stund innså vi imidlertid at mange av de ansattes spørsmål måtte besvares av deler av virksomheten som vi ikke hadde satt ut. Da handler det rett og slett om å være ydmyk og akseptere at alt ikke ble riktig på første forsøk. Prøv dere frem, så kommer dere garantert til å finne den riktige løsningen for akkurat deres bedrift, avslutter Christine.

Outsourcing er et samarbeid, ikke bare en kjøpt tjeneste

Lenge har man sett at outsourcing av lønn er en tjeneste man bestiller for å slippe å håndtere en administrativ prosess inhouse. Nå har de som outsourcer lønns- og HR-tjenester som regel en mer strategisk plan. De innser at HR og lønnsavdelingen ikke bare er en administrativ kostnadspost i bedriften men kan være en viktig del av den daglige driften som spiller en stor rolle for selskapets mulighet beholde ansatte, men også attrahere nye.

Derfor er det veldig viktig at man ikke bare kjøper funksjonen, men at man også ser etter å skape en god relasjon når man velger outsourcingspartner.